¿Cómo funciona la factura electrónica b2b?

Seguro que últimamente has escuchado hablar de la factura electrónica b2b, que será obligatoria en los próximos años en España. Todavía no hay una fecha exacta, así que tienes tiempo para familiarizarte con este tipo de facturas y ponerte al día. Vamos a ver todos los detalles.

¿Qué es la factura electrónica b2b?

Una factura electrónica no es más que una factura que se expide y recibe en formato electrónico y cumple ciertas características legales. Y, b2b, es la forma abreviada de decir en inglés Business to Business, que en español significa: entre negocios o de un negocio a otro.

Si juntamos ambos conceptos, una factura electrónica b2b es una factura emitida por medios electrónicos que documenta operaciones entre empresas y autónomos. 

¿Por qué es importante la factura electrónica b2b?

Hacienda se ha puesto las pilas y ha aprobado una serie de medidas que buscan regular el proceso de facturación para evitar posibles fraudes. La factura electrónica es una de estas medidas. En 2022, se aprobó la Ley Crea y Crece, que recoge los elementos y requisitos de las facturas electrónicas b2b en el sector privado con el objetivo de garantizar la autenticidad y legibilidad de las facturas.

¿Quién está obligado a usar la factura electrónica b2b?

La ley es muy clara al respecto: Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. 

Aunque hay algunas excepciones que a las que no aplica la obligación: 

1. Las facturas simplificadas: son facturas de menos de 400 € (IVA incluido) que pueden alcanzar un importe máximo de hasta 3.000 € (IVA incluido) en determinadas operaciones.
2. Facturas no obligatorias: operaciones donde la ley no obliga a emitir factura pero se hace de forma voluntaria.
3. Operaciones internacionales: cuando el destinatario no tiene la sede de su negocio o un establecimiento permanente en España.
4. Operaciones b2c (business to consumer): se refiere a la venta de productos o servicios al consumidor final, como por ejemplo, cuando vas a una tienda de ropa o a un restaurante.

Además, todos los proveedores de programas de facturación deben adaptar su servicio para que sus usuarios puedan leer, copiar y descargar las facturas electrónicas b2b de forma gratuita.

¿Cuándo entra en vigor?

¿Todavía se te hacen bola las nuevas tecnologías? Tranquilo, tienes tiempo de sobra para adaptarte a la facturación electrónica b2b. 

Aunque la Ley Crea y Crece se aprobó en 2022, en ella se recoge que todavía deben proponerse modificaciones y realizar un desarrollo reglamentario. O sea, todavía debe publicarse un Real Decreto que desarrolle en detalle la regulación de las facturas electrónicas b2b. 

Los plazos de entrada en vigor son aproximados porque todavía no está publicado el Real Decreto en desarrollo, aunque se prevé que se publique este año 2025. Una vez esté en el BOE, los plazos son: 

• Un año después de la aprobación, será obligatorio para todas las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones al año.
• Dos años después desde que se apruebe el reglamento será obligatorio para todas las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones al año.

Formato de factura electrónica b2b

Actualmente existen dos tipos de formato de factura electrónica:

1. No estructurado

Son esencialmente imágenes, por ejemplo, aquellas que se hacen con una plantilla de Word o Excel. Son básicamente facturas digitales, como las que envías en PDF.

Este formato no permite que los programas de facturación puedan procesar la información de forma automática, debe hacerse manualmente o con procesos que requieren más tiempo. Por ejemplo:

2. Estructurado

Contienen datos que pueden generarse y transmitirse entre el emisor y el receptor de forma automática por los sistemas de facturación. Algunos ejemplos de formatos estructurados son UBL, Facturae o EDIFACT, se caracterizan por utilizar lenguaje XML.

Aunque para el ojo humano sea difícil de leer, aquí puedes ver un ejemplo de factura electrónica en formato estructurado:

Cuando entre en vigor la factura electrónica obligatoria b2b, el formato que habrá que utilizar para las facturas es el estructurado. Es una de las novedades que introduce la normativa porque hasta ahora este formato solo era obligatorio para facturar a la Administración pública.

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