La contabilidad de una empresa: los libros obligatorios de una sociedad mercantil

La Odisea, Don Quijote o Jane Eyre son grandes clásicos de la literatura universal, y deberían ser obligatorios para todo el mundo. El mundo empresarial es más exigente en lo que a sus clásicos se refiere, y cuenta con libros obligatorios para todas las empresas, libros que sirven para llevar la contabilidad de una empresa. En estos no hay personajes ni historias de cuento, pero sí conceptos que todo empresario debe conocer. Te explicamos de los libros contables de una empresa, aquellos que reflejan el estado financiero de tu sociedad mercantil. 

¿Qué contabilidad lleva una empresa?

Una de las obligaciones básicas para cualquier empresario es llevar al día las finanzas de su empresa. Para conseguirlo y llevar la contabilidad de una empresa, es fundamental que conozcas lo que son los libros obligatorios.

Los libros contables de una empresa son el registro básico de todos los movimientos económicos y fiscales que haga tu empresa: cobros y pagos de facturas, las inversiones que hagas en activos, el pago de tus impuestos, etc. 

Gracias a este registro, la empresa hace un seguimiento de todas las transacciones que ha hecho a lo largo de un ejercicio fiscal. Una forma de ordenar y archivar la información económica de una sociedad. 

Antes de entrar al meollo del asunto, tienes que saber que existen tres tipos de libros obligatorios para cualquier sociedad:

• Libros contables: hacen un registro de los movimientos financieros
• Libros fiscales: ofrecen la información necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa
• Libros mercantiles: recogen la información de temas internos dentro de la sociedad. Sigue leyendo que entraremos en detalle en cada uno de estos libros un poco más abajo. 

¿Para qué sirven los libros contables, fiscales y mercantiles en una sociedad mercantil?

¿Es necesario tanto libro? Como ya hemos dicho, son el ABC de todas las empresas, el diario de todo lo que pasa cada día. Son la miga de la contabilidad de una empresa, y hacer el registro de toda esta información permite: 

• Conocer el estado financiero de la empresa. Gracias a la recapitulación de estos libros, los empresarios podrán conocer día a día el estado de las cuentas de su empresa. Controlar los gastos, los activos, el capital de la empresa… Tener toda esta información a mano facilita la buena gestión económica de la empresa. 
• Abrir las puertas a la transparencia. Presentar los libros públicamente permite que posibles clientes o inversores puedan ver el buen estado financiero de tu empresa.
• Tomar decisiones con plena consciencia. ¿Debería comprar esa máquina?, ¿estaré pagando demasiado por el alquiler de mi local? Todas estas preguntas pueden resolverse si conoces el estado de tus cuentas y de la situación financiera de tu empresa. Gracias al registro contable de los libros, podrás detectar áreas de tu empresa que quieras mejorar o formas de invertir y planificar mejor tus recursos. 
• Agilizar la gestión fiscal de tu empresa. Gracias a los libros fiscales, lo tendrás todo a mano cuando llegue el momento de presentar los modelos y pagar impuestos. 

Todos los libros obligatorios de una sociedad mercantil

Como ya avanzamos un poco más arriba, los libros obligatorios de toda sociedad mercantil se agrupan en tres bloques: libros contables, fiscales y mercantiles. Vamos a saber en qué se diferencian y qué información tienes que registrar en cada uno de estos libros. 

Libros contables

No, no son libros para aprender a contar, son libros de contabilidad. Son los documentos contables del ejercicio de una empresa, donde se detallan todos los movimientos: compras, ventas, pagos… Se conforman por los siguientes libros:

• El libro diario. Este libro se utiliza para registrar de manera cronológica todas las transacciones. Aquí se incluye la fecha, una descripción de la operación, el importe y la cuenta. Es el registro de lo que pasa en el día a día y permite tener un control rápido de la contabilidad y controlar posibles errores. 

• El libro de inventario y cuentas anuales de una empresa. Es el documento donde encontraremos toda la información contable del ejercicio. Se elabora conforme las pautas y directrices del Plan General de Contabilidad, y comprende todo lo siguiente:
  • El balance inicial de la empresa. Es decir, en qué situación estaba la empresa al inicio del ejercicio. 
  • El balance de sumas y saldos, que refleja la suma de las cuentas y el saldo acumulado de la empresa de forma trimestral. 
  • El inventario de cierre del ejercicio: el resultado al final del año. 
  • Un ejemplar de las cuentas anuales de la empresa. 

Libros fiscales

Fiscalidad = lo relativo a impuestos. Esto está claro. Por ende, los libros fiscales son el registro contable de una empresa que revela la información necesaria a la hora de cumplir con sus obligaciones con la Agencia Tributaria. Incluyen los siguientes:

• El libro de facturas emitidas recoge todas y cada una de las facturas que ha emitido la empresa a lo largo del año, siempre que estén sujetas a IVA. En este libro se anotará el número de la factura, la fecha en que se emite, los datos del destinatario, la base imponible, el tipo de IVA que se ha pagado y el importe total. 

• El libro de facturas recibidas es igual que el anterior, pero ahora recogemos las facturas que la empresa ha recibido de sus proveedores. La información que hay que anotar es la misma, pero con el nombre del proveedor y sus datos. 

• El libro de bienes de inversión es el registro de aquellas compras en material, maquinaria, vehículos, etc. Todos los bienes que compre la empresa con un ciclo de vida superior al año. Es importante aquí detallar la forma en que se va a amortizar este nuevo bien que adquiere la empresa. 

• El libro de operaciones intracomunitarias solo es obligatorio si la empresa ha hecho operaciones con entidades o profesionales fuera de España y dentro de la Unión Europea, ya que estarán obligados a declarar el IVA intracomunitario. 

Libros mercantiles

Estos libros son lo más parecido a lo que sería el diario de un adolescente. Es el registro de los acuerdos y comunicaciones internas de una empresa. No basta con anotar un resumen de tu día en un diario al final del día, sino que hay libros específicos para recoger esta información:

• El libro de actas detalla lo sucedido en las Juntas Generales, los acuerdos y decisiones que marcarán el futuro de la empresa. 
• El libro de registro de socios, de sociedades o de acciones nominativas es el registro de los propietarios de las sociedades mercantiles que cuentan con participaciones. También se anotará aquí cualquier transacción que se haga de las mismas.

¿Quién está obligado a llevar la contabilidad de una empresa?

Esta pregunta es fácil: todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar un registro financiero en los libros obligatorios. También deberán llevar este registro los autónomos societarios que no estén inscritos en el Registro Mercantil, siempre y cuando hagan actividades empresariales y movimientos sujetos al IRPF. 

Y no solo hay que hacerlos, sino que es obligatorio legalizarlos. ¿Cómo? A través de la web de la Sede de Registradores. 

Sanciones por no llevar al día los libros obligatorios

Igual que pasaba con los libros de actas, puede ser que se te pase la fecha para presentar los libros contables, o que directamente se te olvide hacerlo. Ten en cuenta que no hay sanciones directas por parte del Registro Mercantil, ya que no es un órgano con capacidad para sancionar. 

Sin embargo, sí es obligatorio para todas las empresas llevar la contabilidad en libros contables que tendrán que ser legalizados. De no hacerlo, la Ley General Tributaria prevé multas por valor de 150 €. Además, si has omitido datos o reflejado cantidades de manera inexacta, tendrás que pagar una sanción de entre 150 y 6.000 €. Poca broma. 

¿Cuánto tiempo tengo que guardar la contabilidad de una empresa?

A diferencia de lo que pasa en las películas de institutos americanos, aquí no puedes tirar los libros una vez suene el timbre y comience el verano. El Código de Comercio dice que los libros contables de la empresa tienen que guardarse durante un mínimo de seis años. ¿Por qué se hace esto? Por si Hacienda llama a tu puerta y te pide revisar los números de algún año en concreto. 

Sin embargo, ten en cuenta que hay delitos societarios (aquellos que incurren las empresas por hacer fechorías en sus cuentas) que tienen un plazo de prescripción más amplio. En cualquier caso, se aconseja guardar todos los libros durante un plazo de 10 años. Incluso en aquellos casos en que la empresa deje de existir.

Libros auxiliares o voluntarios en la contabilidad de una empresa

Por otro lado, las empresas también pueden hacer libros auxiliares o voluntarios. Estos son complementarios a los libros obligatorios, son de carácter voluntario y ayudan a las empresas a llevar un registro más exhaustivo y detallado de los libros contables principales. 

Cada empresa puede decidir qué libros auxiliares hacer en función de las necesidades de su empresa y la actividad que desarrolle. 

Por lo general, los más comunes son:

• El libro de caja: se registran las transacciones en efectivo.
• El libro mayor: sirve para contabilizar los movimientos en las cuentas de la empresa.
• El libro auxiliar de inventario: se anotan las entradas y salidas de mercancías y control de stock.
• El libro de compras y ventas: las compraventas de la empresa de todo el año fiscal.
• El libro auxiliar de subcuentas: se agrupa el libro diario y el libro mayor con más detalles.
• El libro auxiliar de vencimientos: para recapitular el vencimiento de cuentas pendientes por cobrar y pagar.
• El libro de clientes y proveedores: se lista toda la información de cada uno con su información básica y los saldos pendientes que puedan tener.