Libro de actas de una empresa: ¿qué es y cómo rellenarlo y presentarlo?

El libro de actas es como los apuntes de clase. Lo único que, en términos empresariales, las clases son las juntas generales y el profesor los administradores. Es decir, el libro de actas es la recapitulación de todo lo que se ha dicho en las juntas generales de socios o accionistas, un documento obligatorio para todas las sociedades mercantiles que hay que legalizar y presentar en el Registro Mercantil. 

¿Qué es el libro de actas de una empresa?

El libro de actas es aquel libro de registro en el que se recoge la información de todas las juntas que hace una empresa a lo largo del año. Un registro de las reuniones y decisiones relevantes que constituye una evidencia escrita de las actividades que ha hecho la empresa. 

Es un documento oficial, se tiene que legalizar y presentar en el Registro Mercantil (veremos más adelante como hacerlo) y es obligatorio para todas las sociedades mercantiles, sin excepciones. 

Antes, el libro de actas se tenía que presentar de forma física en el Registro Mercantil que correspondiera según la provincia. Sin embargo, a raíz de la ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, se instauró el formato libro de actas digital, con el que todo se puede hacer telemáticamente. Lo veremos un poco más abajo.

Cómo rellenar el libro de actas: paso a paso

¿Sabes que tienen en común una lira, un soneto y el libro de actas? Todos siguen una estructura que siempre, siempre, siempre tienes que seguir. En el modelo del libro de actas no hay versos, pero sí una estructura sobre toda la información obligatoria que tiene que estar antes de presentarlo. En el libro de actas anual tiene que haber la siguiente información:

• Apertura del libro de actas o diligencia de apertura. Cada acta tiene que empezar con una identificación clara de esa reunión: fecha, hora y lugar. Lo más básico, vaya. 
• Registro de todas las actas que ha habido durante el ejercicio.
• Diligencia de cierre del libro de actas. Para cerrar un libro de actas, en este tendrá que constar el número de páginas totales del libro, el número de actas firmadas y selladas, la fecha del acta inicial, así como del acta final. 

Del mismo modo, cada acta, por separado, tiene que recopilar todo esto: 

• Listado de los asistentes. Igual que en clase, es crucial pasar lista y registrar el nombre y firma de los participantes de la reunión, así como de cualquier invitado o representante legal. 
• Puntos del orden del día. Aquello de lo que se va a hablar en esa reunión.
• Aprobación del acta anterior. En algunas ocasiones, estas reuniones pueden empezar con la aprobación y revisión de la última acta para hacer correcciones antes de aprobarla formalmente. 
• Acta o desarrollo de la reunión. Se pedirá una descripción de los temas tratados durante el acta, así como las decisiones y acuerdos tomados. Es importante ser claro y conciso en la redacción. Entonces, ¿si en la reunión se decide comprar una cafetera italiana en lugar de una francesa, tiene que quedar por escrito? No, no hace falta tanto detalle, sino que se anotan las decisiones que tengan relación con la actividad principal de la empresa o que sean de carácter fundamental.
• En caso de hacer votaciones durante la reunión, se deberán reflejar los resultados en el libro de actas. 
• Además, es fundamental que todos los asistentes que participaron en la reunión firmen el acta, verificando la veracidad de los hechos registrados. 

Legalización del libro de actas

Uno de los pasos básicos antes de presentar el libro de actas en el Registro Mercantil es legalizar el libro. Esto se hace con el fin de garantizar la veracidad de la información que expone, ya que se trata de información delicada o crucial de la empresa, así como el resultado de la toma de decisiones importantes. 

Como ya comentamos al inicio, antes el libro de actas se legalizaba de forma física a través de un sello en el papel. Ahora ya eso forma parte del pasado, ya que el paso al libro de actas digital elimina el formato físico. 

Por ello, para legalizar el libro de actas tendrás que usar Legalia, el programa oficial que el Registro Mercantil pone a disposición de todos los empresarios. ¿Cómo se puede descargar este programa? Es más fácil de lo que parece:

1. Entra en la web de la Sede de Registradores.
2. Accede a tu usuario a través de un sistema de identificación, ya sea el certificado electrónico o con el sistema cl@ve. 
3. Una vez dentro, en la parte superior de la página, entra en el apartado Información y ayuda y haz clic en Registro Mercantil. 
4. Aquí te aparecerá un listado con todos los manuales y programas disponibles para hacer tus trámites online. Busca dentro de la categoría Legalización de libros el programa Legalización digital de libros Legalia. 
5. Una vez descargues el archivo, puedes seguir el manual que tienes a disposición en esta misma página para instalar el programa en tu ordenador. No te preocupes, tan solo son un par de clics más. 
6. Una vez tengas el programa en tu ordenador, tendrás que subir los archivos de tus libros de actas en formato PDF, Excel o Word. 
7. Legalia aprobará tu libro de actas, generando un documento ZIP que tendrás que subir al portal de registradores para su presentación. 

Presentación del libro de actas

Ahora que ya tienes el visto bueno de tu libro de actas y cuentas con el sello que legaliza tu libro, tienes que presentarlo al Registro Mercantil. Ya casi lo tienes, solo sigue estos pocos pasos:

1. Entra en la web de la Sede de Registradores y accede a tu usuario de nuevo. 
2. En la parte superior de la página, entra en el apartado Mercantil y haz clic en Presentación telemática. 
3. Aquí tan solo tienes que ir al apartado Presentación de libros, seleccionar la opción telemática y adjuntar el fichero ZIP que te descargaste de Legalia. 
4. Una vez presentes el archivo, la web te dejará descargarte un acuse de recibo por la presentación de tu libro de actas. 

¿Cuándo hay que presentar el libro de actas?

El plazo para legalizar y presentar el libro de actas de la empresa será de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio. Por ejemplo, si tu empresa ha cerrado el ejercicio a 31 de diciembre (que es lo más común), tienes hasta el 30 de abril para presentar el libro de actas de ese año en el Registro Mercantil. 

¿Qué pasa si presentas el libro de actas fuera de plazo?

Puede ser que se te pase la fecha para presentar el libro de actas. Si es así, no te preocupes, no hay sanciones directas por parte del Registro Mercantil, ya que no es un órgano con capacidad para sancionar. 

Sin embargo, la falta de legalización de los libros sí que puede dar lugar a consecuencias, ya que aquí entra en juego el ámbito tributario y fiscal, que están regulados por la Administración Tributaria, y que dice en la Ley 34/2015 de la Ley general Tributaria que la infracción tributaria por incumplir obligaciones contables registrales se considera grave, y viene de la mano con una sanción de entre los 150 y los 300 €. 

Otros libros de actas obligatorios

Hay una serie de casos especiales donde, aparte del libro de actas comentado, también se tiene que presentar más información o libros adicionales. 

Libro de actas de Sociedad Limitada (SL)

Además de todo lo que ya hemos visto hasta ahora, una Sociedad Limitada tendrá que presentar un libro de registro de socios o libro de acciones nominativas. En este libro tiene que constar el número de participaciones que tiene la empresa, así como la titularidad y la transmisión que se haga de estas participaciones. 

Libro de actas por administrador único

Si decidiste tirarte a la piscina tú solito y eres el único socio de una empresa, o bien tienes todas las participaciones sociales de una empresa formada por varios socios, tendrás que presentar el libro de registro de contratos, un registro de todas las decisiones que tomes para la empresa. 

Libro de actas de comunidad de propietarios

En el caso de una empresa formada por una comunidad de propietarios, también habrá que hacer un seguimiento de las actas. Toda la información se tendrá que recoger en el libro de actas de comunidades de propietarios. 

Aquí se tiene que anotar toda la información que pide el Registro Mercantil: fecha de las actas, quien ha participado, puntos del día, resumen de las intervenciones, acuerdos y resultado de votaciones.