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Depositar las cuentas en el Registro Mercantil es un trámite obligatorio para todas las sociedades. Ahora bien, hay que saber cómo hacerlo y qué información te van a pedir. Te lo contamos.
El depósito del libro de cuentas es el libro de contabilidad más importante de una empresa. ¿Por qué?, te preguntarás. Porque recoge toda la información económica y financiera de la empresa durante un ejercicio.
El objetivo principal del depósito de cuentas anuales es que la información financiera de la empresa pueda ser pública y esté al alcance de todos para proporcionar transparencia y acceso a la información de las empresas. ¿Te fiarías de alguien que te cierra las puertas de su casa? Pues lo mismo pasa con las empresas. Toda la información debe estar disponible tanto para los usuarios que quieran consultarla como para las administraciones, que pueden realizar inspecciones y acudir a tus depósitos de cuentas cuando consideren.
Nosotros también te abrimos la puerta de nuestra casa. ¡Pasa, pasa! No te cortes. En TaxScouts le abrimos la puerta a todo quien lo necesite. Ya hemos ayudado a muchos. Ofrecemos un servicio de asesoría fiscal personalizada, y online. Quédate para enterarte de cómo es la vida sin preocupaciones ni papeleo.
¿La receta de la Coca Cola? ¿El mapa de la tumba de Cleopatra? Caliente, caliente, pero no. Los tiros van por otro lado. En el depósito de cuentas anuales se incluye la información necesaria para conocer el estado financiero de la empresa, con la que se da a conocer su situación económica.
Toda esta información se recoge en los distintos libros contables y después en las cuentas anuales. No entra a examen, pero mejor que los conozcas: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado del campo del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
Además, en el depósito de cuentas también se tiene que aportar el certificado del acuerdo de la junta directiva conforme aprueba las cuentas, así como la firma del administrador. De esta forma hay registro que las cuentas han sido revisadas y aprobadas antes de publicarse en el Registro Mercantil.
Esta pregunta es muy fácil: todas las sociedades mercantiles. Incluyendo aquí Sociedades Limitadas, Sociedades Anónimas, y comanditarias por acciones. Todas las empresas con domicilio social en España están obligadas a depositar sus cuentas en el Registro Mercantil, así como también estarán obligadas aquellas empresas extranjeras que operen en España.
Una vez acaba el año fiscal, (que en el 99% de los casos será a 31 de diciembre), las empresas tienen hasta el 31 de marzo para elaborar sus cuentas anuales (los libros que hemos mencionado antes), hasta el 30 de abril para legalizar los libros y hasta el 30 de junio para presentar las cuentas en la Junta General y que den su aprobación.
Desde este momento y si tienes todo en regla, tienes un mes desde la aprobación de la Junta para presentar el depósito en el Registro Mercantil, por lo que el plazo límite para depositar las cuentas anuales es el 30 de julio.
Piensa que si, por algún casual, decides no presentar el depósito de cuentas cuando toca, te puedes llevar a casa una multa de entre 1.200 y 60.000 €, según el tamaño y la facturación de tu empresa. A mayor facturación, mayor multa. Esto va así.
No te preocupes, no te van a pedir subir a la torre más alta, ni cruzar infernales desiertos o atravesar vientos despiadados. Para depositar tus cuentas solo tienes que seguir estos siete pasos:
No se puede construir una casa por el tejado. Lo mismo pasa con la contabilidad de una empresa. Antes de depositar las cuentas, tendrás que cerrar el ejercicio (normalmente se hace el 31 de diciembre). Y una vez echado el cierre, toca preparar los libros anuales para recopilar toda la información financiera de la empresa.
Este paso es imprescindible. Necesitarás la aprobación del “big boss” para poder depositar las cuentas. Y es que una vez cerrado el ejercicio, la ley estipula que la Junta General deberá reunirse en los siguientes seis meses para aprobar las cuentas antes de depositarlas.
Una vez la Junta General da el visto bueno a los números, un administrado de la sociedad tendrá que firmar conforme las cuentas han sido revisadas y aprobadas. Y seguimos con el papeleo.
Ahora que ya tenemos las cuentas hechas, aprobadas y firmadas, para presentar el depósito hará falta cumplimentar un formulario oficial del Registro Mercantil con información básica de la empresa. Este formulario puede cambiar según el tipo de sociedad y acompañará los datos adicionales sobre la empresa y su administración.
Olvídate de llevar páginas y páginas impresas a la Administración. El depósito de cuentas se hace de forma electrónica a través de la web oficial del Registro Mercantil de España utilizando el certificado digital de la empresa o de su representante legal.
Sí, también se paga por esto. Depende de la provincia en la que se depositen las cuentas, el importe puede variar, y oscila entre los 67 y los 80 € en tasas de gestión y administración.
Por último, si cuando el organismo encargado de su revisión en el Registro Mercantil encontrara algún error en las cuentas anuales de la empresa, este notifica a la empresa para que subsane y corrija los fallos en un plazo determinado. No subsanar estos errores puede acarrear sanciones similares a no presentar las cuentas. Así que no te despistes y revísalo todo dos veces, por si acaso.
Errar es de humanos. Si en durante su revisión el Registro Mercantil encuentra fallos en tus cuentas, más te vale corregirlas. El procedimiento para subsanar estos fallos varía según la naturaleza del error:
Una vez tengas todo en orden, revísalo otra vez, ya por si acaso, y depositarlo de nuevo en el Registro Mercantil, tanto la información original como la corregida.
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