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Estamos seguros: una parte importante de tu rutina es la gestión de tu facturación de autónomo. El tema no es complicado, pero sí que requiere un poco de método para que todo fluya.
Sí, llevar tus facturas con orden es fundamental para mantener el control de tus finanzas y garantizar el éxito de tu negocio. Una gestión adecuada te permite tener un control preciso de tus ingresos y gastos, facilita el cumplimiento de tus obligaciones fiscales y te ayuda a evitar problemas a largo plazo (impagos, multas y etc.).
Aquí tienes algunos consejos para llevar tu facturación de autónomo con orden y eficiencia. Apunta.
Los consejos te parecen bien y te ayudan a organizarte, pero lo que quieres es que la gestión de tus facturas te quite el mínimo tiempo posible. Además, te gustaría que todas tus dudas sobre facturación y contabilidad fuesen resueltas por un gestor fiscal. No digas más.
Para que tu facturación de autónomo no se desmadre, es importante que definas un proceso para la emisión de tus facturas. Establece un sistema de plazos y emítelas de manera regular al final de cada proyecto o servicio. Es decir, proyecto entregado, factura emitida. Así va. También puedes emitirlas antes de la finalización del trabajo para evitar (dentro de lo posible) retrasos en el cobro y mantendrás un flujo de ingresos constante.
En este artículo te contamos cómo se hace una factura y qué información deben incluir estas sí o sí. Si eres organizado con tu facturación de autónomo, tendrás un mejor control de tus finanzas, que es lo que interesa, y podrás realizar un seguimiento más preciso de tus ingresos y gastos. Esto te facilitará la elaboración de tus libros de registro, te ayudará a planificar tu trabajo de cara a futuro y a tomar decisiones sobre tu negocio.
Ojito con la numeración de tus facturas de autónomo. Esto se merece una mención especial, ya que si están mal numeradas, tendrás sorpresa de Hacienda. La numeración debe ser correlativa siempre. Esto quiere decir que si la segunda factura que emites tiene fecha de julio, la fecha de la tercera tendrá que ser posterior. Si le pones a esta tercera factura fecha de mayo, el fisco pensará que hay algo raro y vendrá con preguntas.
Para numerarlas podrás usar números y letras y algunos símbolos: guiones medio y bajo (- y _), barras inclinadas (/) y puntos. Haz que la numeración sea coherente e intenta no ponerte demasiado creativo. Busca la simplicidad y una enumeración lógica (por ejemplo: F0001-2023, donde F viene de “Factura”, el 0001 indica que esta es tu primera factura y el 2023 el año de emisión).
El número de cada factura debe ser único y no puede repetirse en ninguna otra factura emitida. Esta numeración es esencial para 1) cumplir lo estipulado por la ley española y 2) llevar un control adecuado de tus ingresos. Además de por lo anterior, la numeración correlativa te ayudará a evitar confusiones y te facilitará la búsqueda de facturas en el futuro.
Los impagos son un problema para cualquier autónomo. Así de tajantes nos ponemos. Por eso, es fundamental que lleves un registro exhaustivo lo que te debe cada cliente para que no se te escape ni un céntimo.
Lo ideal es que definas políticas claras de pago desde el principio. Esto incluye comunicar claramente tus términos y condiciones y establecer con tus clientes plazos de pago razonables para que no estés sentado esperando a que te llegue el ingreso. Si lo haces, sabrás la fecha aproximada en la que cobrarás un trabajo ya realizado. Deja todo esto por escrito para poder remitir a tus clientes a lo pactado con anterioridad. Es importante que mantengas una comunicación abierta y constante con ellos. Esto te permitirá estar al tanto de cualquier problema o dificultad que puedan tener para realizar el pago y así podréis encontrar soluciones juntos.
Si un cliente continúa sin pagar, sé proactivo y actúa rápidamente. Envía recordatorios de pago con regularidad y establece plazos claros para que el cliente cumpla con su obligación. Si el impago persiste, considera la posibilidad de buscar asesoramiento legal para proteger tus derechos y conseguir el dinero que se te debe.
Ya que hablamos de esto… Aquí tienes unas plantillas con e-mails que puedes utilizar para solicitar pagos próximos y atrasados. Son recordatorios de buen rollo, pero formales, educados y, como dicen los ingleses, straight to the point (o sea, que van al grano).
Los autónomos están obligados por ley a guardar las facturas y recibos durante cuatro años, según el criterio tributario.
En una factura informas de que has realizado un trabajo determinado, para quién has hecho este trabajo y el IVA y retenciones que has aplicado. Una vez que has declarado todo esto, la Agencia Tributaria tiene cuatro años para llevar a cabo una inspección de documentación fiscal, si considera que es necesario.
Nosotros te recomendamos que las guardes durante más tiempo, ya que hay otros criterios que afectan a los plazos de conservación de las facturas. Algunos de estos criterios son el mercantil, el penal, el de la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales o el criterio del IVA. Así, en pocas palabras, lo mejor es que las conserves durante diez años y te quitas de problemas.
Guardarlas de manera ordenada te permite tener un respaldo en caso de que surjan discrepancias o de necesites acceder a la información en el futuro. Además, podrás preparar tus informes contables de manera más eficiente, que nunca está de más.
Según la ley, las facturas de autónomos han de conservarse ordenadamente y con su contenido original. No valen, fotos, escáners o fotocopias. Solo los originales, tanto en papel como en formato digital. Si eres de los que envía las facturas digitalizadas, felicidades: seguro que te será fácil hacerte a la factura electrónica. Será obligatoria a partir de 2025 excepto para las empresas y autónomos que tienen una relación comercial con el cliente final (B2C). Sea cual sea tu caso, si usas un programa de facturación como el de TaxScouts, todo esto te será mucho más fácil, ya que muchas tareas están automatizadas. Un poco más abajo te contamos más.
Tener diseñada una plantilla te permitirá agilizar el proceso de creación de tus facturas de autónomo. El tiempo es oro, baby, y cuanto más rápido hagas estas cosas burocráticas, antes te podrás poner con otras que te gusten más.
Una plantilla de factura te permitirá mantener una identidad visual acorde con la de tu negocio. Podrás incluir tu logo, los colores que uses habitualmente y etc. Además, rellenarla será más fácil, ya que solo tendrás que copiar y pegar la información que corresponda.
Si tienes alguna duda sobre tu facturación de autónomo, no dudes en consultar con un gestor especialista en la materia. Estos profesionales estudian tu situación y después te orientan y dan consejos personalizados.
La legislación tributaria cambia constantemente, por lo que es fundamental estar al día para evitar posibles sanciones o errores en la facturación. Los gestores fiscales conocen todas las novedades y se asegurarán de que lo tienes todo en orden.
Qué casualidad, ¡somos una asesoría online de autónomos! Aquí encontrarás el asesoramiento personalizado que necesitas, un programa para que gestiones tu contabilidad de autónomo, otro programa de facturación, integración bancaria y las respuestas para todas tus preguntas. Además, tu gestor personal presentará todas tus declaraciones de impuestos por ti. Un gusto.
Usar un programa de facturación adecuado hace que la gestión de tu facturación de autónomo fluya de manera eficiente. Nuestro programa de facturación te permite generar, ordenar y enviar facturas de forma sencilla.
Para disfrutar de sus ventajas, debes ser un usuario registrado (aquí puedes registrarte en TaxScouts). En tu sección Facturas podrás crearlas. En ellas tendrás que incluir todos los datos obligatorios, aunque nuestro programa incluye automáticamente la fecha de emisión, la serie, el número de factura y tus datos como emisor.
Si eres un autónomo de esos chulos que facturan a clientes internacionales, podrás crear tu factura en el idioma que sea (tenemos hasta nueve). También podrás usar cualquiera de nuestros nueve tipos de divisa.
Aparte de esto, puedes incluir tus términos de pago, añadir comentarios y el logo de tu empresa, para que la factura se vea bonita. Cuando esté terminada, puedes enviarla directamente a través de nuestra plataforma, incluyendo el e-mail. Puedes escribir el mensaje que consideres, aunque tenemos uno bastante guay ya redactado.
Además, tenemos función Autocompletar. Con ella, se rellenarán automáticamente los datos de tus clientes habituales. Y ya, para terminar de ponértelo aún más fácil, una última cosa: tus libros se irán creando automáticamente con los datos de tus facturas y recibos. Es decir, con cada gasto e ingreso, se originará un asiento en los libros de registro, lo que te ahorrará aún más tiempo. No le falta de ná al programa de facturación.
¡Y muchas cosas más! Nos encargamos de todo para que tú no te preocupes por nada. Además, tu asesor personal resolverá todas tus dudas en menos de 24 horas.
Déjanos tu contacto y te mandaremos noticias, recordatorios o algún consejo sobre el tema que más te interese. No te asustes, solo lo haremos de vez en cuando.
O consulta nuestras Guías, Calculadoras o Diccionario
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