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¿Cómo hacer una factura?

  • Léelo en 5 min
  • Guía actualizada el 25/09/2024

Hacer una factura es el primer gran reto al que te enfrentas cuando empiezas a ofrecer tus servicios como autónomo. ¿Cuánto valen mis servicios? ¿Qué datos incluyo? ¿Puedo mandar la factura en Excel? ¿Cómo se hace una factura? Las dudas se agolpan y las inseguridades crecen.

Calma, es más que normal sentirse así cuando te enfrentas a tu primera factura. Así que, ¡vamos a ponerle solución! A continuación, te explicamos qué es una factura y cómo se hace, qué debe incluir y otras cuestiones que tienes que conocer sobre la facturación como autónomo.

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¿Qué es una factura?

No vamos a extendernos demasiado aquí. Una factura es un documento que detalla los servicios realizados, las partes involucradas (con sus respectivos datos) y el desglose del precio de la actividad. Es la forma que tienes como autónomo de reclamar el pago de tus servicios.

Para recibir pagos legalmente de tus clientes, es necesario que emitas facturas, y así quede recogido el servicio para poder justificarlo después ante las autoridades. Recuerda además que las facturas son la base de tu contabilidad y permiten llevar un control de los ingresos y gastos.

¿Quieres crear tus facturas electrónicamente? Puedes hacerlo gracias a nuestro programa de facturación. Rellenas los datos y mandas tus facturas a tus clientes directamente desde tu perfil. Además, todos los ingresos y gastos que registres se añaden directamente a tu contabilidad, para que cuando lleguen los trimestrales, tengas todo listo. Pan comido.

¿Qué debe tener una factura?

Hay ciertos datos obligatorios que toda factura debe llevar para ser válida y cumplir con la normativa de Hacienda. Estos son:

  • Tus datos y los datos de tu cliente: Es obligatorio incluir vuestros nombres y apellidos (o denominación social si el cliente es una empresa), dirección y NIF (o CIF). También se puede añadir el teléfono o el email.
  • Número de factura: Todas las facturas tienen un número único y correlativo, lo que significa que hay que seguir un orden cronológico con cada una. Para hacerlo, solo tienes que definir un prefijo que quieras usar (por ejemplo: F-2022-) y añadir el número inicial de tu serie (por ejemplo 01).
  • Fecha de emisión de la factura: Es la fecha en la que mandas la factura. Tiene que ser correlativa con el número, es decir, en orden. No se podría tener una factura de abril con el número 3 y una de febrero con el número 5.
  • Concepto: La descripción del producto o servicio al que corresponde esa factura, por ejemplo “Servicios de gestión de redes sociales en abril”.
  • Base imponible: Será el importe de la factura antes de impuestos, es decir, lo que pretendes ganar neto por esa factura.
  • Impuestos: Los autónomos tienen dos impuestos que pueden añadir en sus facturas, el IRPF y el IVA. Cada uno tendrá que ver en qué casos aplica uno u otro.
  • Importe total de la factura: Es lo que vas a cobrar bruto con la factura, y será la suma de la base imponible – IRPF + IVA.

Todos estos datos son más que suficientes para crear una factura de autónomo profesional. Después, también puedes especificar cualquier otro aspecto importante, como por ejemplo, los términos de pago o si te acoges a un régimen especial de IVA.

Ejemplo de factura de autónomo

Esto es un ejemplo real de nuestro software, para que compruebes cómo podrían quedar tus facturas de autónomo. Recuerda que nuestro servicio ofrece, además de este programa de facturación, un asesor personal, la presentación de todos tus impuestos trimestrales y anuales (renta incluida) y trámites para facturar en el extranjero.

Un ejemplo de una factura de autónomo en la plataforma de TaxScouts

¿Has visto qué profesional? ¡Hasta puedes incluir tu logo! Unos pocos clics y tienes tu factura lista con TaxScouts. Después, solo tienes que enviarla a tu cliente desde nuestra plataforma (conectada directamente a tu correo) y ¡listo!

Cómo calcular la retención de IRPF de una factura

Habrás podido comprobar en el ejemplo de factura que hay una parte de IRPF. Puedes pensar ¿pero los autónomos no pagaban el IRPF trimestralmente con el modelo 130?

Sí, es cierto que muchos autónomos tienen que hacerlo de esta forma, pero también hay un grupo que puede pagar IRPF con cada factura y así ahorrarse presentar este modelo trimestral. Esto se llama retención de IRPF a través de facturas.

La retención de IRPF es un porcentaje que se resta de la base imponible de la factura. Es una forma de adelantar parte de tus impuestos para que no tengas que pagar todo de golpe al presentar la declaración de la renta.

¿Cuándo se aplica la retención de IRPF?

  • Si estás dado de alta en los epígrafes profesionales del IAE (por ejemplo, servicios de marketing, abogados, desarrolladores, etc.).
  • Cuando facturas a una empresa o autónomo. No se aplica si tu cliente es un particular o una empresa extranjera.

Porcentajes de retención de IRPF:

  • Autónomo general: 15%.
  • Nuevo autónomo: 7% durante el primer año y los dos siguientes.
Un ordenador con los archivos necesarios para descargar el certificado digital

¿Por qué se resta el IRPF?

La retención de IRPF se resta de la factura porque es un importe que el cliente tiene que ingresar a Hacienda a cuenta de la declaración de la renta. No lo cobras al recibir el pago de la factura si no que se resta para que el cliente lo pueda ingresar.

Cómo calcular el IVA de una factura

El IVA es un impuesto que se añade al total de la factura y que luego deberás declarar trimestralmente mediante el modelo 303. La mayoría de las facturas llevan el tipo general del 21%, pero hay excepciones:

  • Tipo reducido (10%): Alimentos, hostelería, transporte, etc.
  • Tipo súper reducido (4%): Productos de primera necesidad, libros y medicamentos.

Facturas sin IVA

En el caso de venta de bienes o servicios al extranjero, las facturas se emiten sin IVA. Si la venta o prestación del servicio fuera a otro país de la Unión Europea, puedes darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para emitir tus facturas sin IVA. 

Nuestro servicio incluye el alta en el ROI

El papeleo es una pereza, ya sea nacional o internacional. Mejor que se encargue tu asesoría online de autónomos, ¿no?

La factura electrónica

A partir de 2025, la factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos y empresas que facturen a otras empresas o profesionales (B2B). La diferencia principal es que las facturas electrónicas deben enviarse automáticamente a Hacienda para su validación.

¿Cuándo no es obligatoria la factura electrónica?

  • Si facturas a un cliente final (B2C).
  • Si una de las partes de la operación no tiene su actividad en territorio español.

Si quieres tener toda la información sobre cómo hacer una factura electrónica y lo que supondrá para tu contabilidad de autónomo, lo tienes todo bien explicado en nuestra guía sobre facturas electrónicas.

Todos los clientes de TaxScouts pueden disfrutar de la plataforma de facturación de autónomos y crear sus propias facturas electrónicas. Además,  te generamos automáticamente tus libros de registro: subes tus gastos e ingresos a tu perfil, y listo. Bien, ¿no?

Todo lo que necesitas por un precio fijo

¡Autónomo! Nos encargamos de todo para que tú no te preocupes por nada. Además, tu asesor personal resolverá todas tus dudas en menos de 24 horas.

Persona se registra en TaxScouts

Un hombre revisa las novedades sobre impuestos

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