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¿Cómo hacer una factura?

Guía actualizada el 11/10/2021

Una vez te has dado de alta como autónomo, para recibir pagos legalmente de tus clientes es necesario que emitas la factura correspondiente. 

Aquí te puedes descargar una plantilla de factura en Excel, a continuación te explicamos toda la información que debe aparecer en la factura y cómo se calcula.

¿Qué debe tener una factura?

Una factura debe contener la siguiente información:

  1. Datos de quién emite y quién recibe la factura: es obligatorio incluir el nombre y apellidos (o denominación social si es una empresa), dirección y NIF (o CIF si es una empresa) tanto de quién emite la factura (tú) como de quién la recibe (tu cliente). También se puede añadir el teléfono o el email.
  2. Número: las facturas se tienen que numerar correlativamente cada año, desde el 1 la primera factura del año, en adelante.
  3. Fecha de emisión de la factura: tiene que ser correlativa con el número, es decir, en orden. No se podría tener una factura de abril con el número 3 y una de febrero con el número 5.
  4. Concepto: descripción del producto o servicio al que corresponde esa factura, por ejemplo “Servicios de gestión de redes sociales en abril”.
  5. Base imponible: importe de la factura antes de impuestos.
  6. Impuestos: IRPF e IVA (cuando se apliquen).
  7. Importe total de la factura: suma de la base imponible – IRPF + IVA cuando se apliquen)

Cómo calcular la retención de IRPF

La retención por IRPF consiste en una cantidad que se paga en concepto de este impuesto para ir pagándolo durante el año y que no haya que pagarlo de golpe en la declaración de la renta. 

La retención por IRPF en las facturas sólo se realiza en los siguientes casos:

  • La realizan solo los autónomos dados de alta en los epígrafes del IAE profesionales (incluye los servicios de marketing, desarrolladores, abogados etc.). No la realizan los autónomos dados de alta en actividades empresariales (como los riders) ni las sociedades.
  • Solo se realiza si el cliente es una empresa o autónomo. No hay que realizarla si el cliente es un particular o empresa extranjera.

La retención se calcula como un porcentaje sobre la base imponible (el importe de la factura), y se resta de la misma. Este porcentaje de retención depende de la situación del autónomo:

  • IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% durante el año de alta y los 2 siguientes.
  • IRPF general: 15%.

Por ejemplo, en una factura de 1.000 euros con una retención del 7%, la retención será de 70 euros. Si se aplica el 15% de retención, será de 150 euros.

¿Por qué se resta el IRPF?

La retención de IRPF se resta de la factura porque es un importe que el cliente tiene que ingresar a Hacienda a cuenta de la declaración de la renta. No lo cobras al recibir el pago de la factura si no que se resta para que el cliente lo pueda ingresar.

Cómo calcular el IVA

En general, todas las facturas (salvo algunas excepciones), tienen que incluir el IVA.

El IVA es un impuesto que se aplica a la mayoría de bienes y servicios en España, se cobra del cliente mediante las facturas y luego, al final del trimestre, se paga a Hacienda todo el IVA que se ha cobrado (restando el que se haya pagado al comprar bienes o servicios para la actividad profesional) mediante el modelo 303.

El IVA se calcula como un porcentaje sobre la base imponible (el importe de la factura) y se suma a la misma. El tipo general es el 21%, aunque en algunos casos se aplican tipos reducidos:

  • 4% de IVA: para los libros y periódicos, alimentos básicos, medicamentos y otros productos de primera necesidad.
  • 10% de IVA: para el resto de alimentos, gafas, transporte, hostelería y algunos servicios culturales, el IVA es del 10%.

Facturas sin IVA

En el caso de venta de bienes o servicios al extranjero, las facturas se emiten sin IVA. Si la venta o prestación del servicio fuera a otro país de la Unión Europea, puedes darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para emitir tus facturas sin IVA.

Libro registro de ingresos y gastos

Como autónomo, es obligatorio que guardes un registro de todas las facturas emitidas y pagadas. 

En este registro hay que separar entre las facturas emitidas y las pagadas, y cada año hay que empezar un nuevo “libro”. Lo más cómodo es hacerlo en un Excel, puedes hacer una hoja para las facturas emitidas y otra para las pagadas o hacerlo en dos archivos separados. En ambos casos, la información que hay que incluir es la siguiente:

  • CIF y nombre y apellidos (o CIF y denominación social si es una empresa) del cliente.
  • Fecha, número y concepto de la factura.
  • Base imponible, importe del IVA y de la retención por IRPF (si se aplican), y el total de la factura.

Aquí puedes descargar una plantilla de libro registro de ingresos y gastos.

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