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Gastos deducibles de autónomos

  • Léelo en 6 min
  • Guía actualizada el 11/11/2021

Antes que nada, empecemos por aclarar un par de conceptos muy básicos pero también muy útiles para evitar confusiones a medida que leas esta guía sobre gastos deducibles de autónomos.

Lo primero, ¿de qué hablamos cuando hablamos de deducir? En el caso de los gastos deducibles, deducir es restar la cantidad que el autónomo paga para poder hacer su trabajo a sus ingresos netos (sin impuestos).

Se consideran gastos deducibles de autónomos los pagos o compras que los autónomos realizan para poder desarrollar su trabajo. En cualquiera de estos pagos habrá una base imponible y otros importes. Estos otros importes suelen ser impuestos (IVA y, a veces, IVA e IRPF), pero también pueden ser costes de gestión, comisiones y demás. Hay dos tipos de impuestos de autónomos como te contamos en nuestra guía básica de impuestos de autónomos: el IVA y el IRPF.

¡Que quede claro! Lo que se considera un gasto (deducible de autónomos) es a la base imponible de ese pago (el precio sin impuestos) y tiene relación solamente con el IRPF. A la vez, estos mismos pagos tienen una parte de impuestos (IVA) que también se podrá deducir porque el autónomo la ha pagado y, además es un requisito declararla. Aunque a fin de cuentas el autónomo lo pague todo junto, Hacienda trata la base imponible y los impuestos de una misma factura de un modo distinto. Por eso, muchas veces confundimos el gasto (base imponible) con el impuesto (IVA) porque son parte de la misma factura y, como autónomo, puedes ahorrar dinero por ambas partes.

⚠️ Importante

Cuando un autónomo paga por un producto o servicio que le permite hacer su trabajo, lo más común es que pague por una base imponible + IVA.

La base imponible es el precio real (sin nada de impuestos ni otros importes añadidos) de los productos o servicios que el autónomo compra para poder realizar su trabajo, y el importe que se podrá deducir.
Esta base imponible junto con todas las otras bases imponibles que el autónomo ha pagado por otros productos o servicios, se resta (se deduce) al total de bases imponibles de sus facturas emitidas. Esto suele ser un proceso anual que tiene lugar en la declaración de la renta.

El IVA soportado que ha pagado el autónomo por esos productos o servicios se resta (se deduce) al total del IVA repercutido que ha recaudado ese mismo autónomo a través de sus facturas emitidas. Este es un proceso generalmente trimestral que no se considera un gasto sino que funciona como una recaudación de impuestos de parte del Estado.

Un ejemplo muy claro:
Pepita es autónoma y este año ha ingresado 30.000€ netos (la suma de todas las bases imponibles en todas sus facturas emitidas). En principio, los impuestos que tiene que pagar Pepita este año se calcularán en base a estos 30.000€. No obstante, Pepita tiene como gastos de autónomo algunas facturas de productos y servicios que ha tenido que pagar para poder hacer su trabajo. La suma de todas las bases imponibles de todas las facturas que ha pagado Pepita es de 5.000€. Entonces, estos 5.000€ son gastos deducibles de autónomos y se restan a los 30.000€ netos que Pepita ha ingresado. Por lo tanto, los impuestos que Pepita tendrá que pagar este año se calculan sobre 25.000€ y no sobre 30.000€.
Si por lo que ha ganado este año, Pepita tiene que pagar un 20% de impuestos (IRPF) al Estado, lo que tiene que ingresar a Hacienda son 5.000€ (un 20% de 25.000) en lugar de 6.000€ (un 20% de 30.000).

¿Qué gastos son deducibles para la mayoría de autónomos?

  • La cuota mensual de autónomos que se paga a la Seguridad Social. ¡Ojo! Es muy fácil pensar que la cuota mensual está relacionada con los impuestos de autónomos o que es un tipo de impuesto, pero no es así. Es una contribución que sirve para poder financiar las pensiones, prestaciones y demás.
    Los autónomos colegiados, en lugar de pagar esta cuota a la Seguridad Social, pueden pagarla a una mutua y seguir declarando el pago como un gasto de autónomo deducible.
  • Las facturas de luz y agua de tu casa, aunque no es tan sencillo. Solamente puedes deducir estos gastos si al darte de alta como autónomo indicas que tu lugar de trabajo es tu casa (tu domicilio fiscal). Además, no podrás deducir todo lo que pagues, porque obviamente también vives en esa casa y gastas luz y agua en momentos en los que no estás trabajando. Básicamente, lo que se hace es calcular cuántos metros cuadrados de tu casa dedicas al trabajo y, según lo que establece Hacienda, se obtiene el importe que puedes deducir.
  • Las compras de materiales o servicios que estén directamente o indirectamente relacionados con tu trabajo. Por ejemplo, un pintor puede comprar pintura (un producto directamente relacionado con su trabajo, que es pintar paredes) o puede comprar una estantería para su almacén (un producto que no usa para pintar paredes en sí pero que le ayuda a tener sus herramientas de trabajo bien organizadas). ¡Atención! Estos gastos de autónomo son 100% deducibles, pero se tiene que poder demostrar que se han usado para el trabajo en una inspección de Hacienda. O sea, el pintor tendría que poder demostrar que la estantería que está en su almacén es la que compró y se dedujo como gasto. Desafortunadamente, no puedes amueblar tu piso y deducírtelo 😉
  • Los servicios exteriores relacionados con tu trabajo como autónomo, como por ejemplo el pago mensual a TaxScouts por ser tu gestoría online, los programas de ordenador con los que trabajas día a día y a los que estás subscrito, espacios en medios que pagues para publicitar tu negocio, formación y más.

¿Y qué pasa con el vehículo?

Por regla general, Hacienda no admite como gastos deducibles de autónomos los pagos relacionados con tu vehículo (comprar un vehículo, el renting, el kilometraje, combustible, reparaciones, etc.).

Sin embargo, si el vehículo es lo que se llama afecto a la actividad, que significa que solo se usa para trabajar y que realmente es necesario para ello, sí se podrían deducir todos los gastos. Como en el caso del pintor y la estantería para su almacén, si en una inspección Hacienda te pidiera pruebas de que usas el vehículo solo para trabajar y que realmente sin ese vehículo no puedes hacer tu trabajo, tendrás que demostrarlo.
Hay gastos de autónomo específicos relacionados con el vehículo que sí se pueden deducir. Por ejemplo, si un diseñador gráfico usa su coche para ir a dar una charla profesional y gasta un depósito de gasolina, sí se puede deducir lo que ha pagado porque, además de estar relacionado y ser necesario para su trabajo, podría probarlo en caso de inspección.

Hacerse autónomo y conocer todos estos requisitos puede resultar agobiante. Si necesitas ayuda, registrate en TaxScouts y, por 29,90€ al mes, un asesor fiscal se encargará y tú no tendrás que preocuparte.

Otros casos de gastos deducibles de autónomos

Cuando un autónomo compra algo para poder trabajar que le cuesta más de 300€ y se usará a lo largo de muchos años (por ejemplo un ordenador) no se considera un gasto sino que se considera un bien de inversión. Así pues, no se puede deducir todo el pago como gasto de autónomo en un mismo año y es Hacienda quien establece en unas tablas de amortización el importe estándar se podrá deducir cada año (aquí tienes un ejemplo) y a lo largo de cuántos años.

¿Cómo y cuándo se pueden deducir los gastos de autónomo?

Hay una condición clave para que los gastos deducibles de autónomos sean aceptados por Hacienda y se resten al total de ingresos netos que se contarán para calcular los impuestos a pagar (el IRPF):

Las facturas donde consta el gasto deben incluir el nombre del autónomo y su NIF (se les llama facturas nominativas).

En algunos casos, Hacienda acepta algunos gastos aunque no cumplan esta condición y con algunos límites (o sea, con un tope de dinero), como es el caso de las comidas en restaurantes. No obstante y como es lógico, no es recomendable abusar del sistema.

Los gastos deducibles de autónomos se incluyen en la declaración anual de la renta (entre abril y junio), y presentarla es un requisito para casi todos los autónomos.
Dependiendo de su profesión, hay algunos tipos de autónomos que tienen que presentar sus gastos deducibles cada trimestre a través del modelo 130 y, luego, volverlos a incluir en la declaración de la renta.

¿Por qué son importantes los gastos deducibles de autónomos?

La principal y única razón por la que los gastos deducibles de autónomos són importantes es porque te permitirán pagar menos impuestos. Como hemos visto en el ejemplo de Pepita, registras y luego declaras todos tus gastos de autónomo. La cifra de ingresos que Hacienda va a tener en cuenta al calcular cuántos impuestos tienes que pagar será más baja y, obviamente, te tocará pagar menos impuestos.

Si no tienes claro cuáles son los gastos deducibles de autónomos o cómo hacerlo para que se cuenten en tu declaración anual de la renta -acuérdate, la mayoría de autónomos tienen que hacerla sí o sí- y así pagar menos impuestos, te podemos ayudar por muy poco. Somos la gestoría online para autónomos más barata y por 29,90€ al mes, tendrás un asesor fiscal de autónomos que conocerá tu caso, te ofrecerá asesoría personalizada y se encargará de tus impuestos de autónomo.

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