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La contabilidad no es solo para los contables, eso es algo que saben todos los autónomos, incluso los de letras. El tema puede asustar a veces, pero si uno se organiza tampoco es para tanto. Aquí te dejamos unos consejos y trucos para ayudarte a llevar tu contabilidad de autónomo como un auténtico profesional.
La contabilidad de autónomos es más que unos números y unos libros de registro que se guardan en el ordenador. También es un proceso obligado por ley y una comprobación de cómo marcha tu negocio.
Formalmente, es un registro y control de todas las operaciones de una empresa, una relación detallada de los pagos, ingresos, inversiones y, en resumen, de todas las operaciones que lleves a cabo.
Todos los autónomos tienen que llevar su contabilidad al día, al menos en lo que se refiere a los gastos e ingresos. Esto es lo básico de lo básico. Luego, puede que estés obligado a presentar algún libro extra, aunque esto dependerá del régimen en el que declares.
Como seguramente sepas, los autónomos pueden declarar sus impuestos en tres regímenes distintos: la estimación directa simplificada, la estimación directa normal y la estimación objetiva o de módulos.
Los que declaren por el sistema de la estimación objetiva (o sea, la mayoría de los autónomos) son los que más fácil lo tienen en materia de contabilidad. Los de estimación directa simplificada, pichí pichá; y los de estimación directa normal casi llevan la misma contabilidad que una empresa. No te preocupes, un poco más abajo te contamos más.
Los programas de contabilidad para autónomos no solo te evitan errores, sino que te garantizan una reducción del esfuerzo al mínimo, y esto es, sí señor, música para los oídos de cualquiera.
En TaxScouts tenemos nuestro propio programa de contabilidad integrado, y está disponible en todos los Packs. El programa es siempre el mismo. La creación de los libros de registro está automatizada y las partidas de gastos e ingresos se van creando directamente en base a la información de las facturas que emitas con el programa de facturación y de los recibos que escanees para subir a la plataforma.
Lo que cambia según el Pack que elijas es cómo se gestiona este programa:
Si eliges el Pack Pro, tú te encargas de estar al loro y de gestionar tu contabilidad con el programa. Con estar al loro nos referimos a que cuando subes una factura o escaneas un recibo, puedes encontrarte con que hay algunos campos de información que tienes que completar. Con el Pack Pro, estos campos los tendrás que completar tú.
Si eliges el Pack Premium o el Total, tu asesor será el que se ponga a los mandos del programa de contabilidad para controlar que a tus libros de registro no les falte una coma. Rellenará él mismo todos los campos de información que falten mientras tú te dedicas a otros menesteres más agradables.
En todos los casos, tu asesor fiscal luego utilizará toda la información para presentar tus declaraciones de impuestos.
Sola, sola no se puede hacer, pero sí te puedes ahorrar un porrón de tiempo y de complicaciones con este programa y con un asesor.
Esta parte es muy importante, sobre todo si no cuentas con un programa de contabilidad. Imagínate que viene Hacienda un día a pedirte un libro de registro, que no lo tienes y que te ponen una multa. Claro, no te gusta.
Para que esto no pase, es muy importante que sepas qué libros son obligatorios según el régimen en el que declares.
Además, puede haber otros libros en los que tengas que trabajar. Algunos que puede que tengas que llevar al día son:
Un ejemplo de estas operaciones: cuando un abogado presenta una demanda en nombre de su cliente, tiene que pagar una tasa. Esta tasa es un suplido. Ahora, si el cliente le ha dado dinero de antemano al abogado, es una provisión de fondos.
Si te encargas tú de llevar tu contabilidad de autónomo, tendrás que tener en cuenta los plazos de las declaraciones de impuestos. De los trimestrales es raro que te olvides, pero hay otros modelos con fechas algo extrañas, como el modelo 347, que se presenta anualmente en febrero.
Si no quieres que se te pase ni un modelo, te dejamos un calendario con todas las fechas clave. Tienes versión para Google Calendar y también para Apple Calendar.
Vale, sí, admitimos que parece un poco obvio este consejo, pero ¿quién nunca ha dejado para mañana lo que podía hacer hoy?
Como procrastinadores reformados, te recomendamos que esto lo vayas haciendo poco a poco para que luego no cunda el pánico en el último momento con ese recibo que se te olvidó subir de esa cosa que te podías deducir, o con esa factura que tampoco has incluido y que te descuadra los números.
Llevar tus cuentas al día también te puede ayudar si tienes algún problema. Por ejemplo, si Hacienda te pide algún libro y no lo tienes actualizado tendrás un problema (y una multa). Igualmente, si necesitas revisar tu estrategia o datos de operaciones, mirar tus cuentas con detenimiento te ayudará a tomar decisiones.
Tener una gestoría de autónomos que te ayude con la contabilidad está muy bien. Tu asesor se asegura de que los libros que tienes que presentar estén actualizados, te avisará si echa algo en falta y, cuando lo revise todo, te informará de qué gastos son deducibles de entre todos los incluidos.
Tú solo tienes que asegurarte de que tienes todas tus facturas, recibos y demás papeleo para que todo fluya.
Leer esta guía y seguir nuestros consejos de gestoría fiscal te ayudarán seguro, pero de llevar tu contabilidad al día te tienes que ocupar tú…
¿Todo, todo? Todo. Pero solo tus papeloides contables, claro, tampoco queremos que desarrolles síndrome de Diógenes por nuestra culpa.
Lo que sí queremos es que cumplas con la legislación y que no te caigan multas. Por eso te recomendamos que guardes tus libros contables durante 6 años y tus facturas durante 10.
Por el criterio tributario (aka Hacienda) estás obligado a guardar tus libros durante 4 años, mientras que el criterio mercantil (lo dictado por el Código de Comercio) te obliga a guardarlas durante 6. El criterio penal, sin embargo, establece que para investigar delitos fiscales gordos se pueden solicitar facturas con una antigüedad de hasta 10 años. Nosotros te recomendamos que las guardes durante este tiempo para cubrirte las espaldas.
¿Eres un Juan Palomo, yo me lo guiso, yo me lo como? Te admiramos. También te damos un consejo: aprende contabilidad, aunque sea lo basiquito. Si la vas a llevar por tu cuenta, te hará falta. Aunque lo esencial te lo contamos en este mismo artículo y en esta otra guía sobre cómo funciona la contabilidad de autónomos.
Además, como saber es poder, te recomendamos que te hagas un par de cursillos para que seas un experto de verdad de la buena (como este de INEAF o este de la EFEM).
Si vas a hacer el esfuerzo de aprender contabilidad, lo suyo es que también te mantengas al día de los cambios legales. No vaya a ser que creas que un libro de registro funciona así y luego resulte que en realidad funciona asá porque cambiaron el procedimiento un martes cualquiera.
Lo mejor es leerse el BOE, pero igual este no es el boletín que más te apetece mientras desayunas tu tostada con tomate. Sea como sea, estate atento porque aquí te informaremos de todas las novedades.
Un básico. Esto es importante porque igual, sin darte cuenta, metes los cuatro cafés de especialidad que te tomas al día y luego piensas que tu empresa está bajo mínimos.
Nuestro sistema de open banking te ayuda a discriminar los gastos profesionales de los personales rapidito. También te permite marcar gastos recurrentes, aquellos que te puedes deducir y etc. Este sistema recoge la información de la cuenta bancaria que vincules con tu perfil de TaxScouts y está integrado con nuestro programa de contabilidad, así que todo lo que aparezca aquí, se reflejará automáticamente en tus libros de registro.
Como te hemos comentado antes, tu contabilidad te dice cómo va tu negocio. Si tienes toda la información bien ordenada y dispuesta, en un golpe de vista podrás darte cuenta de si las cosas van muy bien, bien, regular o mal.
Ordena tus cuentas por año y haz tablas comparativas que te permitan ver tu progreso. Excel o Google Sheets te permiten hacer esto de forma sencilla. Puedes relacionar unos documentos con otros, insertar gráficas con colorines que reflejen la información de tus tablas y ochenta cosas más.
Ya hemos llegado al final y si todavía no eres todo un experto contable, seguro que al menos ya sabes por dónde te viene el aire, por dónde empezar. Si se te hace todo un poco demasiado, ya sabes: aquí estamos 🙂.
¡Autónomo! Nos encargamos de todo para que tú no te preocupes por nada. Además, tu asesor personal resolverá todas tus dudas en menos de 24 horas.
Déjanos tu contacto y te mandaremos noticias, recordatorios o algún consejo sobre el tema que más te interese. No te asustes, solo lo haremos de vez en cuando.
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