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Saca la calculadora y coge boli y papel, que vamos a hablar de las cuentas anuales de una empresa. Son la presentación al mundo sobre cómo se encuentra una empresa a nivel económico, una radiografía de su esqueleto financiero. Se divide en libros, y tiene unos plazos muy estrictos en los que los vas presentando poco a poco. Te lo contamos todo en esta guía.
Las cuentas anuales son todo ese papeleo que una empresa tiene que enseñar para ofrecer una imagen fiable y de transparencia de su patrimonio. Una radiografía de la empresa para conocer su situación en profundidad.
Y, ¿para qué sirven? A partir de los elementos de las cuentas anuales se refleja la situación económica y financiera de la empresa: si la empresa tiene deudas, los activos que tiene en propiedad e incluso si ha tenido, o no, beneficios.
Las empresas tendrán que reflejar todo esto en una serie de libros contables. Cada uno tiene una función y un cometido, te lo explicamos más abajo.
Todo esto viene regulado por la Ley de Sociedades de Capital, que recoge los modelos que las empresas tienen que presentar, los plazos y las sanciones por no presentar las cuentas a tiempo. Deja que un asesor fiscal de TaxScouts se encargue de todo por ti. Fácil, rápido y online.
Libros contables, plazos de presentación, multas… presentar las cuentas anuales no es moco de pavo. Tienes que estar al día y saber qué documentos te van a pedir. Spoiler: no son pocos.
Como ya hemos comentado, presentar las cuentas anuales es una obligación. Pero, ¿todas las empresas las tienen que presentar? Aquí el Reglamento del Registro Mercantil es claro: todas las sociedades tendrán que presentar sus cuentas anuales, indistintamente de su tamaño o facturación.
Las cuentas anuales están formadas por unos libros contables. No, no son una saga de literatura, sino que estos libros dan a conocer la situación económica y financiera de la empresa con datos sobre el ejercicio anual. Te contamos al detalle qué tiene que ir reflejado en cada libro para que no se te escape nada.
Como bien dice su nombre, es un balance contable que muestra la situación económica de la empresa. En un lado encontramos los activos, que son los bienes (una oficina, el coche de empresa, un programa para realizar tu actividad, etc.) y derechos (si tienes cantidades adeudas a clientes, por ejemplo). En el otro lado encontramos la financiación, que se divide en la financiación propia: el patrimonio neto (recursos que son de la propia empresa); y la financiación ajena: el pasivo (deudas que la empresa tendrá que devolver).
Ten en cuenta que, como su nombre indica, los dos lados del balance de situación tienen que ser igual. De lo contrario, habría un descuadre en las cuentas de tu empresa y se desequilibraría la balanza.
La finalidad del balance de una empresa es la de mostrar el activo total de la sociedad, así como los recursos que tiene para sustentarlo. También muestra la liquidez, el ratio de endeudamiento, el capital social y otros ratios financieros importantes.
Aquí, tendrás que reflejar todos los ingresos y gastos que haya tenido la empresa ese año. Estos se dividen en ingresos de explotación, que son los obtenidos por la venta de tus productos; y gastos de explotación, que son aquellos derivados de tu actividad, como el sueldo de los trabajadores o la compra de materias primas.
Por otro lado, también se registran en esta cuenta los ingresos y gastos financieros, aquellos ingresos por la posesión de bonos de inversión o los gastos derivados del interés de un préstamo.
Con todo esto, tendremos el resultado del ejercicio de la empresa, antes y después de gastos de financiación, de la amortización de las inversiones realizadas y de impuestos. Quizá te suene el término EBITDA (Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization). Este término financiero se consigue en la cuenta de pérdidas y ganancias, y nos dice lo que la empresa está ganando o perdiendo con su actividad en sí.
Este libro refleja los cambios en el patrimonio neto de la empresa, es decir, los movimientos de capital social que se han hecho ese año. Aquí se recogen todas las operaciones financieras que hayan repercutido sobre el patrimonio neto: ampliaciones de capital, repartos de beneficios, reservas….
Este documento tiene dos partes:
Para elaborar estos estados, tendrás que contabilizar cada operación que afecte al patrimonio neto a través de un asiento contable. Cada movimiento se registrará primero en el estado de ingresos y gastos reconocidos y, después, en el estado total de cambios en el patrimonio neto.
El objetivo principal de este libro es conocer los movimientos de efectivo de la empresa, el cash que entra y que sale. Este registro nos dará información sobre cómo la empresa genera liquidez, y si esta tiene posibilidad de hacer frente a los pagos en su momento oportuno.
Con este estado de flujos de efectivo, se pueden elaborar ratios como el ratio de liquidez, el cashflow o liquidez seca (test ácido).
Por último, la memoria es un documento en el que se detallan otras informaciones de interés de la empresa. Por lo general, este libro va dirigido a posibles y futuros accionistas e inversores, y dan información sobre el objeto social de la empresa (a qué se dedica), el impacto de su actividad en el medio ambiente, el organigrama de la empresa o un análisis de los resultados obtenidos. Información cualitativa que puede ser crucial a la hora de que un inversor decida apostar por tu empresa.
Si lo de hacer números no es lo tuyo, no te preocupes, en TaxScouts podemos hacer tus cuentas y presentarlas por ti, para que tú solo te dediques a lo que más te gusta.
Hemos visto que todas las empresas están obligadas a presentar sus cuentas anuales, sí. Sin embargo, no todas están obligadas a presentarlas de la misma forma. Hay variaciones en los tipos de presentación según el tamaño y el volumen de facturación de la empresa.
Aquí entra todo lo que hemos visto hasta ahora. Este modelo hace referencia a las cuentas anuales normales, que son más extensas que los otros tipos. Por lo general, estas cuentas solo las hacen las grandes o medianas empresas.
Las cuentas anuales abreviadas son un modelo reducido de las cuentas. Simplifican las cuentas de las empresas, ya que no se exige la presentación de todos los libros contables, quedando exentas de presentar el libro de estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
Para poder presentar este tipo de cuentas anuales, la ley establece los siguientes umbrales:
Por un lado, podrán presentar el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las empresas que, durante dos años seguidos, reúnan al menos dos de los siguientes supuestos:
Por otro lado, en cuanto al libro de cuentas de pérdidas y ganancias, podrán presentar su formato abreviado las empresas que, durante dos años seguidos, reúnan al menos dos de los siguientes supuestos:
No existe un libro de flujos de efectivo abreviado. Sin embargo, aquellas empresas que puedan presentar el resto de libros en su formato abreviado están exentas de presentar este documento. ¡Más fácil!
Las PYMES cuentan con un modelo reducido a la hora de presentar sus cuentas. Es el modelo más común en España, e igual que en el modelo abreviado, se hace para simplificar la presentación de las cuentas.
Podrán presentar el modelo para PYMES aquellas empresas que cumplan con los siguientes requisitos, tanto en el balance de situación como en la cuenta de pérdidas y ganancias:
No creas que podrás hacer todo esto en un día. Por ello, hay unos plazos para que, poco a poco, puedas ir elaborando todos los libros. Veamos los plazos:
No presentar las cuentas anuales cuando toca puede tener consecuencias muy serias. En primer lugar, puede acarrear multas a la empresa de entre 1.200 y 60.000€, según el tamaño de la empresa y el volumen de facturación. A mayor facturación, mayor será la multa.
Pero no solo hay consecuencias económicas, sino que también puede haber responsabilidad sobre los administradores de la empresa. No presentar las cuentas puede resultar en que los administradores sean responsables de las deudas de la empresa, rompiendo el principio de responsabilidad limitada de las S.L. y acabar pagando de su propio bolsillo. Poca broma.
Además, una de las consecuencias más importantes es la retirada del número de identificación fiscal de la empresa, necesario para operar y ejercer la actividad. Esto solo ocurrirá cuando se constate el incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, y aunque es poco probable que te pase, tienes que tenerlo muy en cuenta porque significaría la muerte de tu sociedad.
Por último, esconder las cuentas anuales es un movimiento muy poco inteligente, ya que genera desconfianza entre la administración y posibles inversores. ¿Te fiarías de alguien que te cierra la puerta de su casa? Presentar las cuentas anuales es un ejercicio de transparencia y fiabilidad de la empresa hacia todo aquel que quiera conocer en detalle su situación.
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