Libros de registro de facturas de autónomo

Tener libros de registro de autónomos es uno de los requisitos para trabajar por tu cuenta y, aunque son un documento para ti que no tendrás que presentar a Hacienda de forma regular, las autoridades tributarias te los pueden pedir. Eso puede pasar en cualquier momento y de forma aleatoria,  por eso es importante que tus libros de registro de facturas de autónomo estén bien cumplimentados. 

Te contamos los diferentes libros de contabilidad que un autónomo debe llevar y explicaremos en detalle para qué sirven y cómo utilizarlos.

• ¿Qué son los libros de registro?
• ¿Para qué sirven los libros de registro?
• ¿Qué libros de contabilidad tiene que llevar un autónomo?
• Requisitos de los libros contables
• ¿Cómo se hacen los libros de registro?
• A tener en cuenta sobre los libros de registro de autónomos

¿Qué son los libros de registro?

Los libros de registro (o  como también se llaman, los libros de IVA) son documentos obligatorios para los autónomos que sirven para llevar un registro detallado y preciso de todas las operaciones financieras que realizan. Los libros de registro es un resumen de todas las facturas recibidas y emitidas de un autónomo, y con ellas pueden tener un control claro de los ingresos y gastos que tienen para tomar decisiones sobre su negocio.

¿Para qué sirven los libros de registro?

Como te decíamos, aparte de ser obligatorios, los libros de registro pueden ser muy útiles por varias razones:

• Para cumplir con las obligaciones fiscales: Los libros registro de IVA te permiten cumplir con tus obligaciones fiscales, ya que sirven para calcular y pagar los impuestos correctamente. Por eso, todos los autónomos en regímenes de IVA están obligados a presentar estos libros de registro.
• Para controlar tus finanzas: Los libros de registro también permiten tener un control de sus finanzas (ingresos y gastos), lo que te ayuda a tomar decisiones racionales sobre cómo gestionar tu negocio.

¿Qué libros de contabilidad tiene que llevar un autónomo?

Un autónomo en España debe llevar los siguientes libros de registro:

• El libro de facturas emitidas: este es uno de los libros contables obligatorios más importantes porque sirve para dejar constancia de tu trabajo como autónomo y del dinero que cobras por este. En el libro de registro de facturas emitidas se apuntan los datos de las facturas que tú has enviado a tus clientes. Y aunque el cliente tarde en pagarte, tienes que anotar los datos sumando el IRPF sobre la factura en este libro.

• El libro de facturas recibidas: este libro de registro de autónomos sirve para dejar constancia de las facturas que tú has recibido al comprar un producto o pagar por un servicio que es necesario para hacer tu trabajo como autónomo. En realidad, el libro de facturas recibidas funciona como un listado de los gastos que has tenido como autónomo y que puedes deducir. Tendrás que incluir todos tus gastos con el IRPF correspondiente.
  
  En la guía de gastos deducibles de autónomos te contamos lo que tienes que saber sobre este tipo de pagos.

• El libro de bienes de inversión: es un libro de registro igual al de facturas recibidas pero se usa para anotar y llevar la cuenta de esos gastos de autónomos que Hacienda considera una inversión. Los gastos que Hacienda considera una inversión son aquellos que no se pueden deducir en la declaración de la renta en un solo año, porque la base imponible de la factura recibida es demasiado elevada. Entonces, Hacienda lo que hace es dividir ese gasto en varios años para que la amortización se haga progresivamente y no de golpe. Se considera un bien de inversión cualquier gasto de autónomos que supere los 300€ y que se va a usar a lo largo de bastante tiempo, por ejemplo un vehículo, una máquina, un ordenador, etc.

• El libro de gastos: este es otro libro de registro donde, como autónomo, dejas constancia de los pagos que has hecho. Es diferente del libro de facturas recibidas y del libro de bienes de inversión porque aquí apuntas los gastos que puedes justificar solamente con un ticket de compra simple, es decir, gastos para los que no tienes factura. En este caso, no constan en el recibo tu NIF y el IRPF y, quizá, tampoco un número de factura.
  
  En el libro de gastos de autónomo se registran compras en tiendas, comidas en restaurantes o gastos de gasolina y demás. ¡Acuérdate! Parece que aquí puedas apuntar cualquier cosa, pero no: todos los gastos que hagas y registres en el libro de gastos tienen que estar estrictamente relacionados con tu trabajo como autónomo. O sea, si te vas a comer con tu familia, no puedes pasar la cuenta del restaurante como un gasto; solo podrías hacerlo, por ejemplo, si eres comercial de ventas e invitas a un cliente a comer después de una visita.  

Es importante mencionar que desde 2020, los libros contables pueden ser en formato digital, siempre y cuando se cumplan los requisitos de Hacienda.

Requisitos de los libros contables

Como autónomo, tendrás que tener libros de registro para cada año fiscal. En España, el año fiscal va del 1 de enero al 31 de diciembre. O sea, que si empiezas como autónomo el 17 de septiembre, tendrás libros de registro con información sobre tus transacciones del 17 de septiembre al 31 de diciembre y, cuando empiece el nuevo año fiscal el 1 de enero, tendrás que empezar a apuntar los datos en libros de registro nuevos.

Los libros de registro de facturas de autónomos se tienen que guardar obligatoriamente durante cinco años, porque ese es el tiempo en el que legalmente Hacienda puede pedirte cuentas sobre tu trabajo como autónomo. Una vez hayan pasado cinco años, puedes borrarlo y Hacienda ya no te lo puede pedir.

También tienes que guardar todas las facturas que tengas apuntadas en los libros de registro y contabilidad, ya sean facturas emitidas o facturas recibidas. Al igual que los libros de registro en sí, Hacienda te las podría pedir para comprobar que los datos son correctos y que la facturación se ha producido.

¿Cómo se hacen los libros de registro?

En cada libro de registro (en cada pestañita, tabla, documento de Excel o lo que sea) tienen que constar:

• El número de factura
• La fecha
• El NIF de tu cliente
• El concepto (una breve descripción sobre el trabajo)
• La base imponible (el precio del trabajo en sí)
• El IVA repercutido o el IVA soportado (suele ser del 21%, pero depende del sector al que te dediques o del producto que adquieras para poder trabajar)
• El IRPF (para nuevos autónomos es el 7% y para otros el 15%)
• El importe total de la factura (incluyendo los impuestos)

El número de factura puede tener el formato que tú quieras y puedes empezar por el número que más te apetezca, solo con una condición: que sea correlativo. Esto significa que puedes empezar por la factura 001 pero la siguiente factura emitida, por obligación, tendrá que ser la 002. También puedes incluir letras en tus números de facturas, pero si empiezas por la A80-01, la segunda tendría que ser la A80-02. 

La fecha también puede estar apuntada en el formato que quieras, siempre que contenga el día, el mes y el año en el que has pasado la factura. Por ejemplo, puedes apuntar 01-01-2021 o bien 1 Enero 2021.

Los datos que apuntes tienen que estar separados por trimestres, porque los autónomos trabajan por ejercicios trimestrales. O sea que, siguiendo el ejemplo del punto anterior, tus libros de registros tendrían información del 17 de septiembre al 30 de septiembre para el tercer trimestre del año fiscal y, con una separación clara, del 1 de octubre al 31 de diciembre para el cuarto trimestre. Otra vez, repetimos, la separación puede ser la que tu elijas: una tabla de Excel nueva, una pestaña diferente, un color diferente, una línea gruesa… Pero tienen que quedar claro qué transacciones pertenecen a qué trimestre.

Ejemplo de los libros de registro

Como todo es más fácil verlo si es visual, aquí te dejamos un breve ejemplo de un libro de facturas recibidas de un trimestre.

A tener en cuenta sobre los libros de registro de autónomos

• Hemos dicho que hay que incluir el IRPF en el libro de registro de facturas emitidas. Esto es cierto, pero solo tienen que apuntarlo los autónomos con epígrafe profesional que emitan facturas a otros autónomos o a empresas españolas. Si eres autónomo bajo el epígrafe empresarial o si emites una factura a una empresa que no es española, en la sección de IRPF puedes poner 0% porque, de entrada, no habrás incluido este impuesto en tu factura.
  
• También hemos dicho que hay que incluir el IRPF en los libros de registro de facturas recibidas y de bienes de inversión. Esto también es cierto, pero hay veces en las que quien sea que emite la factura, no incluye este impuesto. Si no está incluído, no te preocupes. Simplemente, pues no lo apuntas en tu libro de registro (pones un IRPF del 0% y ya está).

• En el libro de registro de ventas e ingresos, puedes crear un apartado para apuntar cobros por los que no pagas impuestos, como por ejemplo subvenciones.

• Si eres autónomo y alquilas un local donde realizas tu trabajo (por ejemplo si eres peluquero y tienes una peluquería), cuando anotes lo que has pagado cada mes en tu libro de registro de facturas recibidas, el IRPF tiene que ser siempre del 19%.

Y hasta aquí. Esto es lo más importante que tienes que saber sobre los libros de registro de facturas de autónomos. Si estás pensando en hacerte autónomo o ya te has dado de alta y no sabes qué cómo empezar a trabajar, ¡tranqui, estamos aquí! Somos una de las mejores asesorías para autónomos 100% online y nos encargamos de todos tus impuestos y trámites de autónomos por un precio fijo.