Una vez seas autónomo, tienes que llevar cuenta de todas las transacciones que realices, ya sean pagos o cobros. Tener libros de registro de autónomos es uno de los requisitos para trabajar por tu cuenta y, aunque son un documento para ti que no tendrás que presentar a Hacienda de forma regular, las autoridades tributarias te los pueden pedir. Eso puede pasar en cualquier momento y de forma aleatoria, por eso es importante que tus libros de registro de facturas de autónomo estén bien cumplimentados. ¡Sigue leyendo para aprender cómo hacerlo!
Lo básico sobre los libros de registro de autónomos
- A los libros de registro se les llama libros de registro pero, realmente, no son libros. O sí, como tú quieras. Antiguamente eran documentos en formato papel, pero hoy en día suelen ser documentos de Excel. A Hacienda no le importa el formato, sinceramente. Lo que importa es que tengas un libro de registro donde des cuenta de tu actividad y que todos los datos estén apuntados correctamente.
- Si creas tus libros de registro en formato digital, puedes tener todos los datos en un solo documento o crear un libro de registro para cada tipo de gasto o cobro. Es decir, que puedes tener un Excel con cuatro pestañas o bien cuatro documentos de Excel diferentes. Así mismo, puedes colorear las casillas como quieras y usar la tipografía que prefieras. Da igual, totalmente, mientras la información sea veraz, clara y completa.
- Los libros de registro de facturas de autónomos se tienen que guardar obligatoriamente durante cinco años, porque ese es el tiempo en el que legalmente Hacienda puede pedirte cuentas sobre tu trabajo como autónomo. Una vez hayan pasado cinco años, puedes borrarlo y Hacienda ya no te lo puede pedir. O sea, que los libros de registro del año 2021 se podrían borrar el 1 de enero del año 2027 (cinco años enteros más tarde).
- Tienes que guardar todas las facturas que tengas apuntadas en los libros de registro y contabilidad, ya sean facturas emitidas o facturas recibidas. Al igual que los libros de registro en sí, Hacienda te las podría pedir para comprobar que los datos son correctos y que la facturación se ha producido.
¿Cómo se organiza la información en los libros de registro?
- En cada libro de registro (en cada pestañita, tabla, documento de Excel o lo que sea) deben constar:
- Nombre y apellidos
- Actividad como autónomo
- NIF
- Año fiscal
- Número de trimestre
- Como autónomo, tendrás que tener libros de registro para cada año fiscal. En España, el año fiscal va del 1 de enero al 31 de diciembre. O sea, que si empiezas como autónomo el 17 de septiembre, tendrás libros de registro con información sobre tus transacciones del 17 de septiembre al 31 de diciembre y, cuando empiece el nuevo año fiscal el 1 de enero, tendrás que empezar a apuntar los datos en libros de registro nuevos.
- Los datos que apuntes tienen que estar separados por trimestres, porque los autónomos trabajan por ejercicios trimestrales. O sea que, siguiendo el ejemplo del punto anterior, tus libros de registros tendrían información del 17 de septiembre al 30 de septiembre para el tercer trimestre del año fiscal y, con una separación clara, del 1 de octubre al 31 de diciembre para el cuarto trimestre. Otra vez, repetimos, la separación puede ser la que tu elijas: una tabla de Excel nueva, una pestaña diferente, un color diferente, una línea gruesa… Pero tienen que quedar claro qué transacciones pertenecen a qué trimestre.
¿Qué tipos hay, para qué sirven y qué se apunta en cada uno de ellos?
El libro de facturas emitidas
Este es uno de los libros contables obligatorios más importantes porque sirve para dejar constancia de tu trabajo como autónomo y del dinero que cobras por este. Así pues, en el libro de registro de facturas emitidas se apuntan los datos de las facturas que tú has enviado a tus clientes. Y aunque el cliente tarde en pagarte, tienes que anotar los datos sobre la factura en este libro.
El libro de facturas recibidas
Este libro de registro de autónomos sirve para dejar constancia de las facturas que tú has obtenido al comprar un producto o pagar por un servicio que es necesario para hacer tu trabajo como autónomo. En realidad, el libro de facturas recibidas funciona como un listado de los gastos que has tenido como autónomo y que puedes deducir. En la guía de gastos deducibles de autónomos te contamos lo que tienes que saber sobre este tipo de pagos.
El libro de bienes de inversión
Es un libro de registro igual al de facturas recibidas pero se usa para anotar y llevar la cuenta de esos gastos de autónomos que Hacienda considera una inversión. Los gastos que Hacienda considera una inversión son aquellos que no se pueden deducir en la declaración de la renta en un solo año, porque la base imponible de la factura recibida es demasiado elevada. Entonces, Hacienda lo que hace es dividir ese gasto en varios años para que la amortización se haga progresivamente y no de golpe. Se considera un bien de inversión cualquier gasto de autónomos que supere los 300€ y que se va a usar a lo largo de bastante tiempo, por ejemplo un vehículo, una máquina, un ordenador, etc.
- En estos tres libros de registro de facturas de autónomo emitidas y recibidas tienes que apuntar la información tal cual está escrita en la factura:
- El número de factura
- La fecha
- El NIF de tu cliente
- El concepto (una breve descripción sobre el trabajo)
- La base imponible (el precio del trabajo en sí)
- El IVA repercutido o el IVA soportado (suele ser del 21%, pero depende del sector al que te dediques o del producto que adquieras para poder trabajar)
- El IRPF (en tus facturas emitidas, será del 7% para nuevos autónomos y del 15% para los demás)
- El importe total de la factura (incluyendo los impuestos)
Si no tienes claro cómo calcular los impuestos de autónomos (IVA e IRPF) en tus facturas, puedes consultar nuestra guía sobre cómo hacer una factura.
El libro de gastos
Este es otro libro de registro donde, como autónomo, dejas constancia de los pagos que has hecho. Es diferente del libro de facturas recibidas y del libro de bienes de inversión porque aquí apuntas los gastos que puedes justificar solamente con un ticket de compra simple, es decir, gastos para los que no tienes factura. En este caso, no constan en el recibo tu NIF y el IRPF y, quizá, tampoco un número de factura.
En el libro de gastos de autónomo se registran compras en tiendas, comidas en restaurantes o gastos de gasolina y demás. ¡Acuérdate! Parece que aquí puedas apuntar cualquier cosa, pero no: todos los gastos que hagas y registres en el libro de gastos tienen que estar estrictamente relacionados con tu trabajo como autónomo. O sea, si te vas a comer con tu familia, no puedes pasar la cuenta del restaurante como un gasto; solo podrías hacerlo, por ejemplo, si eres comercial de ventas e invitas a un cliente a comer después de una visita.
Algunas normas sobre cómo apuntar la información:
- El número de factura puede tener el formato que tú quieras y puedes empezar por el número que más te apetezca, solo con una condición: que sea correlativo. Esto significa que puedes empezar por la factura 001 pero la siguiente factura emitida, por obligación, tendrá que ser la 002. También puedes incluir letras en tus números de facturas, pero si empiezas por la A80-01, la segunda tendría que ser la A80-02. ¿Un consejo? Crea números de facturas menos complicados que te permitan encontrarlas fácilmente si un día las necesitas.
- La fecha también puede estar apuntada en el formato que quieras, siempre que contenga el día, el mes y el año en el que has pasado la factura. Por ejemplo, puedes apuntar 01-01-2021 o bien 1 Enero 2021.
Otras cosillas sobre los libros de registro de autónomos:
- Hemos dicho que hay que incluir el IRPF en el libro de registro de facturas emitidas. Esto es cierto, pero solo tienen que apuntarlo los autónomos con epígrafe profesional que emitan facturas a otros autónomos o a empresas españolas. Si eres autónomo bajo el epígrafe empresarial o si emites una factura a una empresa que no es española, en la sección de IRPF puedes poner 0% porque, de entrada, no habrás incluído este impuesto en tu factura.
Si no sabes cuál es tu epígrafe o si tienes que incluir el IRPF en tus facturas, puedes consultar a un gestor personal especializado en autónomos. - También hemos dicho que hay que incluir el IRPF en los libros de registro de facturas recibidas y de bienes de inversión. Esto también es cierto, pero hay veces en las que quien sea que emite la factura, no incluye este impuesto. Si el IRPF no está incluido, no te preocupes. Simplemente, no lo apuntas en tu libro de registro (pones un IRPF del 0% y ya está).
- En el libro de registro de ventas e ingresos, puedes crear un apartado para apuntar cobros por los que no pagas impuestos, como por ejemplo subvenciones.
- Si eres autónomo y alquilas un local donde realizas tu trabajo (por ejemplo si eres peluquero y tienes una peluquería), cuando anotes lo que has pagado cada mes en tu libro de registro de facturas recibidas, el IRPF tiene que ser siempre del 19%.
Y hasta aquí. Esto es lo más importante que tienes que saber sobre los libros de registro de facturas de autónomos. Si estás pensando en hacerte autónomo o ya te has dado de alta y no sabes qué cómo empezar a trabajar, ¡tranqui, estamos aquí! Somos una de las mejores asesorías para autónomos 100% online y nos encargamos de todos tus impuestos y trámites de autónomos por un precio fijo.
