Consejos para empezar un negocio como autónomo

Ya tienes logo, perfil en redes sociales, un espacio para trabajar en casa y varios proyectos en el horizonte: tu aventura como autónomo empieza y lo tienes todo listo. Solo te falta terminar de ubicarte con procesos, trámites y demás historias. Y lo más importante. ¿Cómo narices se empieza un negocio como autónomo?

Tranquilidad. Nadie nace sabiendo, y menos sobre cómo empezar un negocio desde cero. Esto se aprende con teoría y sobre todo, mucha práctica. En nuestra gestoría online hemos visto muchos autónomos en tu misma situación, así que te lanzamos algunos consejos para nuevos autónomos made in TaxScouts.

Consejos de papeleos: modelos, contabilidad y otros rollos administrativos

Empezamos por los consejos administrativos. Tener claros los números y burocracias permite sentar bien las bases de un negocio y evita marrones posteriores. Una buena administración es esencial para que tu actividad empresarial sea sostenible y para establecer buenas relaciones con clientes, proveedores y con Hacienda. Las tareas administrativas incluyen, entre otros, la gestión de tu contabilidad, los impuestos, la preparación de los modelos que tienes que presentar cada trimestre o las ayudas que puedes pedir. 

Ten en cuenta los modelos que tienes que presentar a la Agencia Tributaria

Toda persona que trabaje por cuenta propia tiene que presentar unos modelos básicos. Estos son: 

• El 303 es el modelo del IVA trimestral, ese con el que pagas a Hacienda el IVA que has ido acumulando en tus ventas. Tanto él como su resumen anual, el modelo 390, son siempre obligatorios.
• También tendrás que presentar uno de los dos modelos trimestrales del IRPF: o el modelo 130 o el 131. El que presentes uno u otro dependerá de si estás en estimación directa (el 130) o en estimación objetiva (el 131). El IRPF también se declara en la renta que presentamos todos los contribuyentes cada año. 

• Si un cliente u otro autónomo te ha aplicado retenciones de IRPF en sus facturas, te tocará presentar el modelo 111 trimestral y su resumen anual, el 190. Al presentar estos modelos, lo que haces es declarar todas las operaciones en las que te han retenido IRPF. Estas operaciones susceptibles de retención pueden ser pagos de salarios a trabajadores, pagos de bienes o servicios a autónomos que apliquen retenciones de IRPF, si has dado premios, si pagas por derechos de imagen o de propiedad intelectual, si pagas alquileres de bienes o si utilizas montes públicos para desempeñar tu actividad. En todos casos, si te han aplicado una retención, serás responsable del pago de esta cantidad retenida a Hacienda
• El modelo 115 es otro trimestral que no tienen que presentar todos, pero sí muchos autónomos. Con este, declaras las retenciones de IRPF por el alquiler de una zona de trabajo.  Si alquilas una salita de coworking, por ejemplo, tendrás que presentar este y su resumen anual: el modelo 180.
• Los autónomos que vendan sus productos a otros autónomos o empresas en Europa tendrán que presentar el modelo 349 cada trimestre o cada mes, si sus ingresos intracomunitarios del año o del trimestre anterior superan los 50.000€.
• El modelo 347 es uno de los más particulares, ya que es anual, pero se presenta durante el mes de febrero.  Con él tienes que declarar todas tus operaciones anuales si estas superaron los 3.005,06€ en total.

Estudia cómo llevar bien tu contabilidad de autónomos

Otro tema clave: la contabilidad. Lo primero que debes saber es que todos los autónomos tienen que guardar sus facturas de pagos y cobros. Lo segundo es que, además, cada tipo de trabajador por cuenta ajena lleva una contabilidad de autónomo diferente:

• Los autónomos en régimen de estimación directa deben tener dos libros contables: el libro diario (un resumen de todas las operaciones diarias) y el libro de inventarios y cuentas anuales (un resumen anual con pagos y cobros pendientes).
• Aquellos en estimación directa simplificada tienen que mantener tres libros contables. Estos son el libro de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el libro de bienes de inversión. Todos deben incluir la fecha, el importe y los datos de los involucrados en la compraventa.
• Los autónomos en estimación objetiva o de módulos son los que más fácil lo tienen. No tienen que llevar libros obligatorios, pero sí tienen que guardar cada factura de pagos y cobros que creen (esto aplica a todos los autónomos). Si eres nuevo en esto, no te preocupes, porque tenemos una guía preparada para que sepas hacer una factura como un profesional 😉.

Pide todas las ayudas y deducciones que puedas

Importantísimo.  Pide todas las ayudas que puedas pedir. Las ayudas y deducciones dan un buen impulso siempre, pero más aún en los primeros años. Por eso es importante que estés al loro para que no se te escape ni una. 

Revisa si necesitas contratar algún seguro obligatorio

Hay trabajos en los que necesitas un seguro para cubrir accidentes. Tendrás que investigar para saber si necesitas alguno de los siguientes:

• El primero es el seguro de responsabilidad civil. Este cubre los posibles daños o prejuicios que puedas causar a tus clientes en el desarrollo de tu actividad. Es obligatorio para establecimientos con venta en persona, instaladores de gas e incluso para asesores como nosotros. Igualmente, es muy recomendable para la mayoría de autónomos.
• Los seguros multirriesgo son perfectos (y necesarios) para los autónomos con local. Estos cubren accidentes, como incendios, robos o los daños a la mercancía.
• Luego tenemos el seguro de los trabajadores. Si tienes empleados a tu cargo, necesitas contratar el seguro establecido por el convenio colectivo de los trabajadores para cubrir posibles eventualidades.
• Para acabar, no nos podemos olvidar del seguro del vehículo. Tanto si conduces tu furgoneta como si tienes una flota de camiones de reparto, necesitas, por lo menos,  un seguro a terceros.

Ten siempre en mente el pago de la cuota de autónomos

Recuerda que siempre, siempre, siempre debes tener el dinero de tu cuota de autónomos disponible en tu cuenta a final de mes. Si no, la Seguridad Social considerará que no has pagado, te sancionará y perderás tu derecho a la tarifa plana.

Ordena y guarda muy bien tus facturas

Lo mejor que puedes hacer con tus facturas es tenerlas bien organizadas y guardarlas siempre. Hacienda puede pedirte una factura de hace 4 años (como máximo) sin previo aviso y debes tenerla a mano para que no te multen.

Lo más recomendable es que digitalices tu facturación con algún programa de contabilidad de autónomos, como el de TaxScouts. Este incluye herramientas de customización para que hagas tus facturas como quieras, sin complicación. Los datos que ya están en el sistema se rellenan automáticamente y así no tienes que andar rebuscando entre montañas de papeleo. Recuerda que las facturas digitales serán obligatorias para todos los autónomos a partir de 2025 y que cuanto antes empieces a entender los cambios que se vienen, más fácil te será acostumbrarte después.

Consejos de negocio para sentar las bases

Ya hemos tocado la mayoría de puntos administrativos y de contabilidad de autónomos. Ahora vamos con los consejos de negocio para que tu actividad crezca con paso firme  y a buen ritmo desde el principio.  

Crea un plan de negocios

Crear un plan de negocio es básico para el desarrollo de tu actividad. Te servirá de mapa y que te guiará mientras ejerzas. Es un documento interno que te permite desarrollar ideas sobre tu negocio, establecer objetivos y analizar tus resultados. No necesitas un máster para hacelo, pero quizá sí un poco de ayuda, así que aquí la tienes:

• Ve a lo esencial. Incluye toda la información básica de tu negocio, como su objetivo principal, los posibles clientes o las características que hemos comentado antes. Tener esto bien definido te permitirá planificar y evaluar cómo progresas a lo largo del tiempo, introducir cambios con fundamento o explorar nuevas áreas.
• Tiene que ser comprensible. Busca la precisión, sé claro y conciso y justifica tus decisiones con datos, siempre que sea posible.
• No te vayas por las ramas. Establece objetivos realistas y viables. Con el tiempo tus planes podrán ser más ambiciosos, pero es bueno que al principio seas prudente con lo que buscas.
• Aquí tienes una posible estructura para tu plan de negocio:
  1. Resumen ejecutivo: aquí puedes incluir lo más importante de tu plan. Te servirá de esquema al que volver siempre que tengas dudas
  2. Descripción de tu negocio: en esta sección estarán los datos más importantes de tu negocio. Puedes incluir el nombre del mismo, su fase de desarrollo, la misión y los objetivos de tu actividad empresarial. Describe brevemente qué ofreces y cómo lo haces.
  3. Productos y servicios: explica qué ofreces en profundidad, qué te hace diferente del resto. Ponte en la cabeza de un posible cliente y responde las preguntas que pueda tener en relación con tu actividad. Aquí puedes incluir tus tarifas desglosadas.
  4. Análisis del mercado: de esto hablaremos en profundidad un poco más abajo, pero que quede aquí lo básico. Conocer tu sector es básico para que encuentres tu huequito. Por eso, es importante que estudies tu área, a tus competidores, que identifiques los retos a los que te enfrentas, las oportunidades que puedes aprovechar, tu público objetivo, etc.
  5. Plan de Marketing y Comunicación: en la era de Internet esto es un must. Vamos, que es casi obligatorio, si quieres llegar a tu público. En esta sección, puedes hablar de esa web tan chula que te vas a crear, de tus redes sociales, puedes definir si te anunciarás online, etc.
  6. Organización: establece tus roles y los de tus colaboradores, si los tienes.
  7. Análisis financiero: especifica cómo sostendrás tu actividad, haz predicciones realistas, establece objetivos de dineros… Es un poco eso. Para que te sea más fácil esta parte, puedes responder preguntas como las siguientes: ¿Cuál debe ser mi inversión inicial?, ¿Cuánto estimo que tardaré en cubrir costes?, ¿Cuánto en empezar a hacer beneficio?, ¿Cuánto espero ganar en el próximo año? ¿Y en los próximos 3?

Para hacer esto puedes usar herramientas como Microsoft Excel y Word o Google Sheets y Google Docs. No necesitas nada más. Existen varias plantillas de Office que puedes usar para que te sea más sencillo, así que no te preocupes si no eres un as de las tablas dinámicas.

Un plan de negocio te permitirá establecer objetivos y prioridades. Con él, podrás ir evaluando cada cierto tiempo hasta qué punto has conseguido lo que preveías y, también, podrás corregir aquello que no está funcionando.

Analiza a tu competencia

Los planes de negocio, ya lo has visto, generalmente van acompañados de un análisis del mercado y de la competencia, un benchmark, como dice la gente del Márketing.

¿Y qué es un benchmark? Pues un estudio pormenorizado con el que podrás averiguar qué están haciendo tus competidores, qué funciona y qué no funciona en el sector, cómo puedes diferenciarte de otras empresas… Es como espiar un poco a otras empresas o autónomos que se dedican a lo mismo que tú para saber cómo puedes encajar dentro de una industria específica. 

¿Y esto se hace con un programa inteligente o algo?  La buena noticia es que no necesitas ninguna herramienta. Solo tienes que tener algunos pasos en cuenta:

• Normalmente, un análisis de este tipo comienza con una planificación. Tú te estableces un objetivo a cumplir, que puede ser averiguar cómo se presentan  tus competidores en redes sociales, por ejemplo. Cuando tengas el objetivo definido, es la hora de empezar a recopilar información. En este caso, tendrías que seleccionar los perfiles de los competidores que quieres analizar para mirártelos de arriba a abajo.
• Una vez que tengas los datos, te tocará analizarlos para sacar conclusiones. En el caso de nuestro ejemplo, podríamos analizar el número de seguidores de la competencia en las distintas plataformas, los likes que tienen los distintos tipos de publicación, miraríamos si ofrecen descuentos a sus seguidores, cómo dan a conocer nuevos proyectos, etc. Vuelca los datos que hayas extraído en un Excel o Google Sheets para tenerlos bien organizados en tablas, o haz una presentación con ellos. Da igual cómo dispongas los datos, lo importante es que te sea fácil comparar a un competidor con otro y que las cosas estén bien ordenadas.
• Las conclusiones que saques te permitirán establecer un plan de acción. Por ejemplo, si eres diseñador gráfico, creas tu propio estudio y ves que tu competencia usa Instagram para anunciarse y mostrar su trabajo, lo más probable es que te interese estar en esa plataforma. Comparar la manera en que tus competidores se muestran, te permitirá hacerte una idea de qué tendencias hay en el sector y te dará ideas sobre cómo enfocar tu comunicación.

Algunos consejos para que organizar el trabajo sea pan comido

Y vamos a acabar con algunos consejos sobre la organización del trabajo. El objetivo es que puedas conseguir una buena conciliación entre tu vida profesional y tu vida personal. Es normal que cuando empiezas como autónomo le dediques más horas a tu negocio. Debes dejar muchas cosas cerradas, recopilar información, crear procesos de trabajo y etc. Con el tiempo y la experiencia, organizar tus tareas y tus jornadas será más fácil. Para ayudarte desde el principio, aquí te dejamos unos consejos que te pueden ser útiles.

Establece un horario de trabajo

Uno de los pasos más importantes al empezar como autónomo es establecer un horario equilibrado. Este puede ser el clásico de 9:00 a 17:00. Sin embargo, esta no es la única alternativa.  El trabajo asincrónico está de moda, permite una mayor libertad horaria y puede ser lo que mejor te encaje. Es una de las ventajas de ser autónomo.

Nuestra recomendación es que te crees un calendario en el que vayas incluyendo tus horas semanales. De esta manera podrás establecer patrones para adoptar la opción que mejor te funcione. Lo bueno es que siempre podrás ir cambiando para amoldarte a tus necesidades y a las de los proyectos en los que andes trabajando.

Es bueno que dejes un día de la semana sin reuniones para concentrarte y trabajar sin distracciones. Las reuniones son básicas para comentar el desarrollo de un proyecto, pero tener un día de trabajo sin interrupciones es gloria bendita.

Estudia usar un software de gestión de proyectos

Si quieres simplificar tus tareas de gestión y liberar un poco más tu horario, lo mejor es que uses un programa para administrar tus tareas. Así podrás tener organizados tus proyectos por prioridad y te será más fácil saber qué tienes que hacer. Aquí te dejamos algún que otro gestor de tareas gratis para que puedas probar:

• Trello es probablemente el software de gestión más famoso. Tiene una interfaz muy intuitiva y varios planes diferentes, entre ellos, uno gratuito. Puedes crear diferentes tableros con proyectos, horarios, fechas de entrega, etiquetas…
  
• También puedes utilizar Monday.com y su plan básico gratuito. Con este puedes crear workflows con una interfaz muy visual para cada proyecto que realices. Además, tiene integrada una función que te puede ayudar a automatizar varias funciones.
  
• Wrike es otra plataforma online que te permite realizar y gestionar un proyecto de inicio a fin. Además, te permite evaluar tus trabajos antes de comenzarlos o una vez los hayas terminado.
  
• Y vamos a acabar con Notion, una de las plataformas más conocidas. Esta te  permite gestionar proyectos, compartir conocimiento y aprovechar las varias funciones de inteligencia artificial incorporadas.

Separa tu espacio de trabajo de tu espacio de vida

Mucho se habla de esto, y por algo será. Separar ambientes es importante para no sentirte como un tigre enjaulado. Cambia de zona de trabajo, búscate un coworking, ponte un despachito en alguna esquina de tu casa. Todas las opciones son válidas. 

Intenta también separar los aparatos electrónicos y programas que utilizas para el trabajo de los que usas en tu día a día, y tómate tus merecidos descansos de cuando en cuando. Tu trabajo te lo agradecerá.

Si decides que sea una asesoría fiscal de autónomos la que se encargue de todos tus trámites, los descansos los tienes asegurados. Tu asesor se encargará hasta de tu alta de autónomo. O sea, todo bien desde el principio.